Como melhorar o desempenho e custo dos processos administrativos

Nathalia Yamanaka

Blog post by Nathalia Yamanaka

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junho 7, 2022 | General

Atualmente, ainda é comum encontrar empresas que possuem uma gestão de processos administrativos cujo acompanhamento de desempenho ocorre semestral ou anualmente, geralmente em função de bônus pessoais, e onde a gestão do dia a dia é feita em torno da tratativa de urgências.

Além disso, é raro encontrar, em ambientes administrativos, indicadores transparentes de qualidade e prazo do processo, assim como um departamento responsável por um processo como um todo e que tenha poucas interfaces. Por isso, estabelecer a rotina de efetuar uma gestão baseada em processos corretos e seus indicadores é um grande desafio. Porém, em um cenário como o brasileiro, em que o custo indireto das empresas é cada vez maior, alcançar esse desafio é fundamental.

formar solucionadores de problemas é a saída

As razões do porquê a gestão das empresas continua assim são várias. No entanto, a questão principal é como ter um processo de gestão mais eficiente, focando no desenvolvimento da equipe em solucionar problemas e aumentar o desempenho da empresa. E, além disso, como planejar adequadamente o dia a dia de um departamento muitas vezes visto como imprevisível e que não depende de máquinas, e sim, de pessoas.

Como resposta ao desafio de aumentar a eficiência do processo de gestão em departamentos administrativos, o Office floor Management é um método que depende de instrumentos e comportamentos da liderança, permeados em todos os níveis da empresa.

banco reduziu horas extras em 92%

Os resultados que esse método de gestão traz são inúmeros e aplicáveis em qualquer empresa. No projeto realizado no Banco Kreissparkasse, na Alemanha, no qual a consultora Nathalia Yamanaka trabalhou entre os anos de 2016 e 2017 (veja artigo), a quantidade de horas extras reduziu em 92%, aumentando a satisfação dos colaboradores, a correria do final do mês para atingimento de metas foi eliminada e o banco conseguiu economizar 1 milhão de euros no período de 18 meses após início do projeto, além de atingir sua meta de custos e crescimento anual. Além disso, a empresa ganhou 3,2% em produtividade, fazendo com que fosse possível investir em um grupo robusto de melhoria contínua sem aumento de custo fixo.

Hoje, empresas dos setores industriais e de serviços visitam o banco para ver os resultados das implementações e como o método do Office floor Management se aplica em todos os processos, transformando desperdício em lucratividade.

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