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February 9, 2023
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Conceitos Lean
DesenvolvA habilidadeS de melhoria nas pessoas por meio do Kata
Você sabe responder aos seguintes questionamentos?
Como podemos fazer melhorias de modo eficiente, estruturado e sustentável?
Como podemos desenvolver pessoas para sustentar os resultados e continuar avançando através das pequenas e contínuas melhorias?
Como podemos utilizar o método cíentífico no nosso dia-a-dia para garantir o desenvolvimento de novas melhorias?
Como podemos atacar os principais obstáculos que nos impedem de atingirmos nossas expectativas?
Como o Toyota Kata pode sustentar na implementação da melhoria contínua
Kata significa forma e está presente em diversas artes marciais.
É composto por diversos movimentos de defesa e ataque, que são praticados repetitivamente, até que estes movimentos se tornem naturais e que o artista marcial consiga executá-lo sem ter que pensar sobre os mesmos.
O Toyota Kata foi desenvolvido após longos anos de pesquisa sobre o comportamento das equipes de liderança da Toyota Motors. Recebeu este nome pois tem como objetivo praticar de forma repetitiva os “movimentos” necessários para a execução da melhoria continua.
No caso do Toyota Kata, ao invés de movimentos físicos, a repetição é de comportamentos, seguindo uma rotina constante e repetitiva para promover uma mudança de mindset das equipes e, consequentemente, a implementação da melhoria contínua em qualquer tipo de processo.
As rotinas do toyota kata
O Toyota Kata é composto por cinco rotinas básicas, sendo 4 delas pertencentes ao Kata de Melhoria, que deve ser praticado por um aluno de forma repetitiva até que estas rotinas se tornem um novo comportamento. Este aluno normalmente é o responsável por conduzir o processo de melhoria junto a um time.
A quinta e última rotina é o Kata Coaching. E aqui entra a figura do Coach, normalmente o superior imediato do aluno que está praticando o kata de melhoria. O objetivo desta rotina é conduzir o aluno por meio de perguntas para que ele se mantenha dentro das 4 rotinas e, desta forma, alcance uma verdadeira transformação no seu comportamento.
O Kata tem como principal objetivo mudar o mindset do aluno que o está praticando, criando o conceito de “realizar pequenas melhorias diariamente” e, através desta mudança de comportamento, as melhorias nos processos vão acontecer naturalmente como consequência.
Quer saber mais?
Aplicativo de treinamentos gamificados:
O kata de Melhoria
Durante a sua rotina de trabalho, você já se deparou com algumas dessas situações abaixo?
Falta de clareza em relação a quais são os próximos passos para atingir seus objetivos.
As melhorias implementadas pela equipe “se perdem”.
A melhoria é um “evento ocasional”, sem regularidade e sem constância.
As metas estipuladas pela empresa parecem distantes e impossíveis de serem alcançadas.
Entenda os 4 passos do kata de melhoria e como utilizá-los no dia a dia
O Kata de Melhoria tem como objetivo definir comportamentos repetitivos que devem conduzir um aluno no caminho correto para analisar e resolver problemas de maneira cotidiana. Para garantir esta repetição, o Kata de Melhoria tem quatro rotinas a serem seguidas pelo aluno e que devem ser constantemente incentivadas pelo coach:
- Entenda a direção
- Entenda a condição atual do processo
- Defina a próxima condição alvo
- Pratique os ciclos PDCA
O aluno deve ser incentivado pelo coach a praticar estas rotinas de forma repetitiva e, através da repetição destas rotinas, o comportamento do aluno será transformado. Estas rotinas por fim se tornarão um hábito, que será praticado inconscientemente todos os dias.
Na sequência, entenderemos mais detalhadamente cada uma destas rotinas:
1. COMPREENDA A DIREÇÃO
Toda empresa tem um caminho a seguir. Este caminho é guiado pela sua visão e o Kata deve auxiliar na busca constante do atingimento desta visão. Entender a direção significa traduzir esta visão da empresa – que normalmente é algo vago e distante – em algo mais palpável, com metas claras e um prazo definido. Esta rotina deve normalmente ser executada pela alta direção da empresa, que deve traduzir esta Visão em um desafio.
Este desafio deve nos levar a caminho da Visão, deve ter uma data especifica para atingimento, que pode variar de um a três anos e metas específicas a alcançar. Este desafio deve ser o objetivo da organização e vários departamentos podem e devem trabalhar para alcança-lo, cada qual em seu processo foco específico. O desafio é o que buscamos atingir e as demais rotinas do kata nos guiarão para este fim, como veremos a seguir.
2. EntendA a condição atual
Depois de receber um desafio, cada departamento deve entender em quais processos foco deve trabalhar para buscar atingi-lo.
Definido o processo foco que será melhorado, deve-se entender a condição atual deste processo. Isso envolve “ir e ver” como o processo está funcionando. Não se trata de ir atrás de problemas, mas sim buscar informações técnicas do processo foco no Gemba.
É importante desenhar um diagrama de blocos do processo, entendendo cada etapa, as entradas e as saídas, o tempo takt do processo, informações sobre tempos disponíveis de máquinas e equipamentos, tempos de ciclo do processo, variações nestes tempos, número de operadores no processo, informações sobre variações nas matérias-primas, variações nas informações recebidas, entre outras informações possíveis de serem analisadas.
Um diagrama de blocos não é um mapeamento do processo, mas sim um desenho simples de cada etapa com as informações mencionadas anteriormente.
É imprescindível despender boa quantidade de tempo no entendimento da condição atual do processo foco pois quanto mais informações forem obtidas nesta etapa, mais fácil será a execução das próximas rotinas do Kata, que veremos a seguir.
3. DefinA as condições alvo
Agora que sabemos a nossa condição atual no processo foco, é possível visualizar o quão distante estamos do desafio definido pela alta direção, então podemos começar a dar pequenos passos para chegarmos até ele.
Estes passos que daremos na direção do desafio são chamados de condição alvo. Para atingirmos o desafio, devemos definir várias condições alvo e cada condição alvo alcançada nos deixará mais perto do atingimento do desafio.
Uma condição alvo deve conter melhorias na condição do processo foco, um indicador de resultado a ser alcançado e uma data específica de atingimento, que deve ser de uma semana a três meses, dependendo da data de atingimento do desafio.
As melhorias que devem ser feitas a cada condição alvo visam o atingimento do indicador de resultado, já que para se alterar um indicador de resultados, melhorias no processo foco devem ser feitas. As melhorias devem ser definidas pelo aluno em conjunto com o seu time, devem ser possíveis de serem implementadas pelo próprio time e devem visar o atingimento da melhoria do indicador de resultado na proporção que o time definiu para a condição alvo.
Estas melhorias podem envolver o uso de ferramentas como a manutenção produtiva total, um sistema puxado de produção, uma troca rápida de ferramentas, o trabalho padronizado, incluindo balanceamento de operadores, o nivelamento da produção, entre outras. Pode também envolver mudanças em parâmetros do processo, alteração em ferramentas e gabaritos, melhorias em sistemas de comunicação e informação, entre outras.
As datas de atingimento das condições alvo devem ser proporcionais à data de atingimento do desafio. Desafios mais distantes podem ter condições alvos de longo período e, para desafios mais curtos, deve-se definir datas de condições alvo menores.
É sempre interessante que a condição alvo seja alinhada, não aprovada, com o coach, pois o coach pode fazer perguntas sobre a condição alvo que podem despertar novas dúvidas no aluno e fazê-lo repensar sobre a condição alvo, mas sempre lembrando que o coach não deve interferir diretamente nas definições do aluno com seu time.
Definida a condição alvo, podemos então iniciar a busca do seu atingimento através da última rotina do Kata de Melhoria.
4. PRATIQUE Os ciclos PDCA
Após entender a condição atual e definir uma condição alvo, conseguimos identificar os primeiros obstáculos que nos impedem de atingir esta condição alvo. Estes obstáculos serão nosso foco de trabalho durante os ciclos PDCA, que visam eliminar de forma definitiva os obstáculos que estão nos impedindo de chegar a condição alvo definida.
É importante observar aqui que o Kata nos levará a eliminar somente os obstáculos certos para atingir as condições alvos e muitas vezes poderá acontecer de atingirmos a condição alvo e até o desafio, sem eliminar todos os obstáculos que inicialmente julgávamos um impedimento. Este processo é normal no Kata de Melhoria, pois o objetivo é focar esforços onde realmente é necessário para atingir o desafio.
Após identificar todos os obstáculos que impedem o atingimento da condição alvo definida, iniciamos os ciclos de PDCA selecionando um obstáculo a ser eliminado. Para este obstáculo selecionado, iniciamos os ciclos de experiências, baseados no PDCA, que nos levarão ao atingimento da condição alvo.
Para o obstáculo selecionado, definimos uma ação a ser testada para a sua eliminação e definimos uma hipótese, sugerindo o resultado que esta ação causará no processo foco. Aqui estamos praticando o planejamento do ciclo PDCA.
Com o planejamento executado, partimos para a execução da ação, onde testaremos e observaremos tudo que acontece no processo quando esta ação é implementada, coletando o máximo de informação. Seguimos para a checagem da hipótese definida no planejamento versus o resultado real do teste.
Aqui temos duas saídas que nos levarão a uma nova ação. A hipótese pode ser confirmada e, neste caso, devemos padronizar esta ação dentro do processo, ou a hipótese pode ser refutada e então acontece o aprendizado, pois ao identificarmos que nossa hipótese é falsa, devemos mergulhar mais fundo no processo foco para entende-lo melhor através de novas ações e hipóteses, que nos farão aprender mais a cada ciclo de negação da hipótese.
Normalmente, serão vários ciclos PDCAs para eliminar cada obstáculo e, a cada obstáculo eliminado, seleciona-se um novo e o processo se reinicia até o atingimento da condição alvo. Então uma nova condição alvo deve ser definida e o processo se reinicia até o atingimento do desafio.
O Kata de Coaching
Ao iniciar a execução dos ciclos PDCAs, aumenta-se a intensidade da interação entre aluno e coach através do Kata Coaching, que deve ser praticado após a realização de cada ciclo PDCA, que de preferência deve acontecer diariamente. Afinal, para que haja mudança de comportamento, é necessário a prática intensiva deste novo comportamento.
O Kata Coaching consiste na execução de cinco perguntas chave e mais quatro perguntas de reflexão. Esta perguntas devem ser feitas pelo coach ao aluno e todas elas fazem com que aluno se foque na execução das quatro rotinas do Kata de Melhoria repetitivamente, fazendo com que o comportamento de executar estas rotinas se torne algo natural no cotidiano do aluno.
As cinco perguntas são:
- Qual condição alvo o aluno está buscando neste momento no processo foco?
- Qual a condição atual do processo foco?
- Quais obstáculos impedem o aluno de atingir a condição alvo neste momento? E qual o obstáculo que o aluno está enfrentando atualmente?
- Qual a ação que o aluno está tomando neste momento para eliminar o obstáculo selecionado?
- Quando é possível verificar o aprendizado desta ação?
É necessário que o aluno faça uma reflexão sobre o ciclo anterior que foi executado. Por isso, o coach deve – do segundo ciclo de PDCA do Kata em diante -, após entender a condição atual do processo foco, fazer as seguintes perguntas:
- Qual foi a última ação executada pelo aluno?
- Qual era a hipótese definida para aquela ação?
- O que realmente aconteceu durante a execução da ação?
- Qual foi o aprendizado que o aluno e o time tiveram neste ciclo?
Praticando esta rotina de maneira diária, o coach fará com que este comportamento se torne natural no aluno.
A partir daí, para todos os problemas que o aluno vier a enfrentar no futuro, ele deverá aplicar estas 4 rotinas para definir as mudanças a serem feitas no processo para que a melhoria aconteça.
A implementação do Toyota Kata
Todo líder, em qualquer nível, pode implementar o Kata no cotidiano do seu time, através da prática do Kata Coaching. É claro que, para isso, ele precisa primeiro ter vivenciado as rotinas do Kata de Melhoria como um aluno, para que seu comportamento natural já seja o uso das 4 rotinas do Kata de Melhoria.
O líder pode utilizar o Kata Coaching em um processo de solução estruturada de problemas com o uso do A3. Ao fazer as perguntas contidas no Kata Coaching, podemos fazer com que o aluno realize experimentos e não apenas implemente um plano de ação.
O líder deve fazer com que o aluno perceba que cada ação de um plano tem uma hipótese atrelada a ela. Esta hipótese deve ser testada e validada. Se não for validada, um aprendizado deve nascer ali. Desta forma, o coach ensina ao aluno a verdadeira forma de utilizar um A3: através de experimentos e da validação dos mesmos.
O líder pode usar as cinco perguntas do Kata Coaching durante a execução de uma rota Gemba. Ao invés de apontar problemas durante a rota, o líder deve iniciar perguntando:
- Qual o desafio naquele processo?
- Qual o próximo objetivo para atingir este desafio?
- Qual a condição atual do processo?
- Qual ação que está sendo tomada para atingir aquele objetivo?
- Quando verificar o aprendizado desta ação?
Desta forma, este líder está ensinado à sua equipe uma nova forma de se comportar para a solução de problemas, utilizando as 4 rotinas do Kata de Melhoria.
O líder pode usar o Kata Coaching durante a execução das cinco tarefas da liderança. Como na comunicação regular, questionando qual o desafio do dia, qual a condição alvo que o aluno pretende atingir, que obstáculos estão impedindo o atingimento desta condição alvo do dia, que ação ele esta tomando para eliminar este obstáculo e quando ele pode voltar para verificar o aprendizado desta ação.
Com este comportamento no seu cotidiano, o líder estará ensinando a sua equipe a praticar as quatro rotinas do Kata. Assim, estará formando um time mais capacitado para implementar melhorias e tornar os processos mais robustos, através de uma equipe mais comprometida e qualificada.
Quer saber mais?
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