É mais usual encontrar a filosofia Lean aplicada em áreas fabris. A própria história do surgimento do Lean teve suas origens nas fábricas do Japão pós-guerra.Mas, e sua aplicação em ambientes não fabris?
Como escritórios de contabilidade, de advocacia, consultórios médicos, processos comerciais e outros ambientes administrativos podem se beneficiar com a Filosofia Lean?
Vamos explorar um pouco deste tema nas próximas linhas.
Origens
Com seu país destruído após a Segunda Guerra Mundial, os japoneses precisavam aumentar a eficiência de seu trabalho para que alcançassem o mercado internacional. Ou para que simplesmente sobrevivessem.
A Toyota, uma das empresas sobreviventes, estabeleceu para si a meta de alcançar a produtividade americana em 3 anos. Naquele período, as fábricas do Japão possuíam uma eficiência de cerca de 10% das fábricas dos Estados Unidos.
Essencialmente era preciso fazer mais com menos recursos, já que tudo era escasso – da matéria prima à mão de obra. A partir desta necessidade surgiu a alma da Gestão Lean.
Grandes Empresas ou Empresas Velozes?
Não são as grandes empresas que superam as menores. São as empresas mais rápidas que superam as mais lentas.
As mais rápidas:
1. São capazes de perceber erros e aplicar correções com velocidade, gerando processos mais consistentes e menos sujeitos a falhas;
2. Removem o peso que o desperdício traz, tornando-se mais eficientes e com custos menores;
3. Melhoram suas atividades continuamente com seus colaboradores, produzindo mais em menos tempo, reduzindo custos e estabelecendo um ambiente em que as pessoas se desenvolvem, através do desenvolvimento dos processos.
Obs.: Empresas rápidas não são aquelas que estressam seus colaboradores para que trabalhem “na correria”. São as que reduzem os 8 desperdícios que tornam os processos mais lentos, como veremos adiante.
Lean Enterprise (Empresa Enxuta)
O conceito de Lean Enterprise (Empresa Enxuta) unifica o Lean Office (Escritório Enxuto) e o Lean Manufacturing (Manufatura Enxuta ou Produção Enxuta).
É importante compreender que o pilar fundamental – de se evitar desperdícios – se encaixa tanto para ambientes fabris como para ambientes não fabris, embora, como comentado anteriormente, não seja comum sua aplicação em escritórios.
Inclusive, para que a empresa sinta os benefícios da Filosofia Lean é preciso que ela seja implementada não somente no cenário de fábrica, mas também nos departamentos que suportam os processos de produção, como o departamento financeiro, RH, compras, etc.
Aqui cabe a quebra de um grande paradigma.
Dificuldades da aplicação do Lean Office
A implementação do Lean Office não enfrenta apenas uma barreira cultural. A complexidade do Lean Office não surge apenas pelo fato de ser incomum sua utilização.
Como falado anteriormente, a Gestão Lean (Gestão Enxuta) nasceu nos processos de Manufatura. Desperdícios em fábricas são (com muitas exceções) muito mais físicos, visíveis e padronizados que os desperdícios de um processo administrativo.
Em um escritório, na maioria das vezes, os desperdícios se encontram mais ocultos, porém presentes e relevantes. Como silenciosos vazamentos em cisternas, em que um fluxo interminável de recursos financeiros se esvai para a terra, a simples falta de padronização de tarefas pode gerar desperdício de recursos.
Quando colaboradores executam tarefas de formas diferentes, usualmente as tarefas possuirão tempos de conclusão diferentes.
Normalmente as atividades feitas dentro de um escritório também são muito mais variáveis que na manufatura. Muitos processos encontram-se escondidos por trás de um sistema ERP, ou mesmo por trás de intermináveis planilhas de Excel.
Portanto, as ferramentas utilizadas no ambiente fabril devem ser adaptadas para o ambiente administrativo. Estudos, acompanhamentos (Genchi Gembutsu) e levantamento de informações também devem se moldar a esta nova realidade.
Porém, a grande vantagem das áreas administrativas é que, pelo fato de historicamente não haver muito trabalho desenvolvido nesta direção (aumento da eficiência do ambiente de escritório), existe um oceano de oportunidades de melhoria no mercado.
Toda esta potencialidade pode e deve ser explorada com as ferramentas corretas.
➡️ Como começar…
O primeiro passo é a identificação do que agrega valor ao cliente final. Identificação do desperdício inevitável e do desperdício evitável. Sem sombra de dúvida, o segredo do sucesso é transformar desperdício inevitável em desperdício evitável e este, por sua vez, em valor.
Em um ambiente administrativo, as áreas que apoiam o processo principal, como recursos humanos, tecnologia da informação e compras, possuem valor na interpretação Lean, mesmo que o resultado direto dos seus processos não seja sentido pelo cliente final da empresa.
A Gestão Lean reconhece áreas fundamentais para suportar o processo principal como fornecedores internos, produzindo serviços indispensáveis para o negócio fim da empresa.
A partir deste ponto, para “enxergar” melhor as oportunidades de melhoria, é preciso compreender muito bem os 8 tipos de desperdícios abordados na Gestão Lean.
Quer saber mais?
Aplicativo de treinamentos gamificados:
8 desperdícios
Excesso de produção (Superprodução)
Na indústria, “excesso de produção” é fabricar mais do que a demanda de mercado (ou planejamento) exige. O mesmo raciocínio se aplica para o escritório em:
1. Criar documentos, cadastros ou registros duplicados;
2. Disparar e-mails em excesso;
3. Informações e detalhamentos desnecessários;
4. Processar trabalho antes que a próxima etapa necessite;
5. Excesso de cópias.
Espera
Toda parada de fluxo de processo representa um desperdício conhecido como “espera”. No ambiente administrativo é representado por:
1. Espera por aprovações;
2. Espera por decisões;
3. Aguardar disponibilidade da informação;
4. Liberação de serviço (fluxo) pelo fornecedor interno;
5. Sistemas fora do ar;
6. Falta de pontualidade ou absenteísmo;
7. Demora ou impossibilidade de encontrar documentos arquivados ou outras informações.
Movimento
Este desperdício se refere ao movimento de pessoas. Exceto se o core business da empresa for transporte, todo desperdício com movimento deve ser evitado ou mitigado.
Mesmo dentro de um escritório, se há movimento desnecessário, há tempo perdido em que o colaborador poderia estar produzindo valor. Exemplos:
1. Deslocamento até o setor;
2. Layout do escritório não otimizado;
3. Tempos de viagem entre subsidiárias ou fornecedores;
4. Deslocamentos longos ou difíceis;
5. Percursos internos a equipamentos centrais, como impressoras ou copiadoras.
Estoque (Inventário)
Aqui, o “estoque” deve ser compreendido tanto em relação a materiais como a informação. Ainda que alguma exceção seja necessária, inevitável ou obrigatória por lei, devemos entender que temos desperdício nos seguintes exemplos:
1. Documentos abertos em processamento;
2. Excesso de informações armazenadas (física ou eletronicamente);
3. Processamento em lote (por exemplo, acumular a emissão de certo documento para fazer em um único momento);
4. Estoques elevados de material de escritório;
5. Estoque de documentos obsoletos (físico ou eletrônico);
6. Informações em papel de qualquer tipo.
Defeitos(Operações de má qualidade)
Os mesmos erros que são passíveis de ocorrer na indústria devem ser também combatidos no ambiente não fabril:
1. Correção de relatórios, cancelamento de notas fiscais e quaisquer outros tipos de retrabalho;
2. Completar posteriormente informações faltantes em qualquer atividade;
3. Recadastramento por falhas ou dados incompletos;
4. Refazer qualquer serviço ao cliente (interno ou externo);
5. Utilização de dados incorretos ou obsoletos;
6. Formatação errada de dados, erro ortográfico ou de digitação.
Processamento excessivo ou trabalho desnecessário
Este desperdício ocorre quando uma tarefa desnecessária é executada. Ou quando algo, que poderia ser feito em menos tempo ou com menos energia, é feito de maneira não otimizada ou padronizada.
1. Processos burocráticos desnecessários;
2. Tarefas redundantes;
3. Muitos níveis de aprovação;
4. Banco de dados não padronizado;
5. Processamento de informações desnecessárias;
6. Falta de padronização nas atividades, resultando diferentes formas de execução.
Obs.: Entregar qualidade a mais do que o cliente necessita também é considerado “processamento excessivo”.
Transporte
Diferente do movimento de pessoas, aqui nos referimos ao transporte de documentos, equipamentos, materiais etc.
1. Múltiplas aprovações físicas em documentos, obrigando a passar papéis de um lado para o outro;
2. Realocação de suprimentos ou outros recursos entre salas, andares, departamentos e subsidiárias;
3. Transporte de documentos entre salas, andares, departamentos e subsidiárias;
4. Transferência constante de equipamentos;
5. Organização departamental e não orientada por projetos.
Conhecimento não compartilhado
A partir do momento que não utilizamos as pessoas na íntegra de sua capacidade, criatividade e experiência estamos com grande desperdício deste tipo. Quando um colaborador guarda para si e não compartilha, por qualquer razão, uma informação que melhoraria alguma atividade ou processo, a empresa perde.
1. Falta de padronização oficial de atividades (procedimentos diferentes levam a erros e ineficiências);
2. Falta de programas de melhoria contínua;
3. Foco exclusivo na rotina operacional;
4. Falta de estímulo a criatividade;
5. Falta de abertura para ideias e sugestões.
Por que melhorar processos?
É comum a qualquer processo, tanto fabril com administrativo, o seu aumento ao longo do tempo. Processos nascem pequenos (ou já nascem grandes) e aumentam com o passar do tempo, já que os negócios se expandem, as exigências de mercado aumentam, as metas se tornam mais desafiadoras.
Com o crescimento das suas complexidades, a tendência é que os processos se tornem cada vez mais imperfeitos e sujeitos a falhas.
Por isso, é imprescindível que em determinado momento se faça um projeto sério de “otimização” e regularização de cada atividade.
Quando isto não é levado a sério, corre-se o risco de desenvolver uma “bolha de ineficiência” que torna o negócio economicamente pior e sujeito a falhas.
A filosofia Lean identifica os desperdícios e valoriza as funções primárias do negócio, tornando-o mais enxuto, eficiente e próspero.
DESAFIOS DO LEAN OFFICE:
Ser capaz de identificar todos os desperdícios nas áreas não fabris;
Reconhecer os desperdícios em suas várias formas evitáveis e inevitáveis;
Ter coragem de enfrentar as ineficiências e as chamar de desperdício;
Desejar sinceramente eliminar os desperdícios;
Buscar a eliminação ou redução dos desperdícios.
Quando o desperdício é ignorado, ele:
1. Agrega custo a qualquer atividade;
2. Destrói vantagens competitivas;
3. Não traz benefícios a corporação;
4. Promove o desleixo e a desmotivação dos colaboradores (as pessoas se acostumam com as falhas);
5. Tende a piorar se não for atacado.
Melhorar Processos e Melhorar Pessoas
Todo projeto Lean, seja em ambiente fabril ou não fabril, é baseado na ferramenta de melhoria contínua ou Kaizen.
Para que o Kaizen seja executado corretamente, as lideranças devem ser atuantes de forma a estimular a cultura da melhoria contínua.
Este não é um processo rápido nem automático, mas uma atividade que exige principalmente retirar colaboradores da zona de conforto.
É preciso direcionar a energia da equipe para projetos relevantes, estimular a continuidade das atividades, reconhecer as vitórias conquistadas e padronizar as melhores práticas.
A Filosofia Lean, se aplicada corretamente, desenvolve não apenas os processos mas principalmente as pessoas, pois demanda uma mudança cultural refletida na atitude mental da busca da perfeição.
Potencializar o Capital Humano significa:
1. Desenvolver habilidades latentes;
2. Aumentar o potencial criativo;
3. Estimular as tentativas de melhoria (método de tentativa e erro);
4. Aplicar experiência acumulada;
5. Entender as dificuldades e limitações;
6. Viabilizar as sugestões de melhoria.
Estas atividades tendem a motivar e a desenvolver a equipe – tanto individual como coletivamente. Com a prática do Kaizen, as pessoas adquirem a cultura de buscar a melhoria no ambiente que as cerca e fortalecem os laços profissionais, pois praticam o trabalho em grupo.
Etapas para a implementação Lean
Definir o escopo de análise; O que traz valor para o cliente, o principal fluxo. Preferencialmente, deve-se optar pelo processo mais crítico e que causa mais problemas para a empresa em caso de falha;
Mapear o fluxo de valor; Identificar processos, atividades, recursos humanos, velocidades (de tarefas e entre tarefas) e capacidades (de tarefas e entre tarefas). Apontar os gargalos ou passos que retardam o fluxo. Mapear desperdícios;
Estabelecer ações para eliminar os desperdícios e construir um fluxo contínuo;
Padronizar as atividades para sustentar a consistência das melhorias alcançadas;
Promover outros ciclos de melhoria como este de forma contínua. Formar pessoas para que, futuramente, possam liderar estes projetos sozinhas.
Na prática, formar pessoas significa, juntamente com a equipe:
1. Analisar o fluxo sob a ótica de desperdícios;
2. Avaliar atividades que possam ser eliminadas ou reduzidas;
3. Identificar métodos mais simples e eficientes de se trabalhar;
4. Buscar racionalização ou economia do uso de recursos (materiais ou humanos).
Da mesma forma que área fabril, sempre que possível, as áreas administrativas devem medir seus processos. Assim é possível estabelecer um marco zero para as condições iniciais e medir as condições posteriores para verificar a presença ou não de melhorias.
Aqui, é necessário vencer um paradigma, pois medições de processo também não são tão comuns no ambiente não fabril.
Frases Proibidas
“Não há como melhorar este processo”.
“Não há como melhorar este processo sem investimento”.
“Não tenho tempo para atuar em melhorias”.
Pensamentos Lean
“Toda atividade deve ser questionada se não há um jeito melhor de executá-la”.
“A perfeição não existe. Mas, ao buscarmos a perfeição, alcançamos a excelência”.
A implementação do Lean Office leva a:
Clientes mais satisfeitos, fidelizados e parcerias consolidadas;
Empresa sustentável, inovadora, ágil e lucrativa;
Processos mais enxutos, velozes, flexíveis, robustos, produtivos e com baixo custo;
Produtos e serviços de alta qualidade, rapidez na entrega e excelente custo-benefício;
Pessoas motivadas, comprometidas, atuantes e mais bem capacitadas
