Confiança é a chave para o sucesso do Pensamento Lean – A lógica do Kanban

Blog post by Michael Ballé

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fevereiro 3, 2022 | Conceitos Lean, General

O Lean começou a partir do método Kanban, e Kanban é uma “máquina de confiança“. Existem quatro elementos para o Kanban:

  • Um quadro Heijunka – refletindo o takt time
  • Os cartões Kanban
  • Um estoque
  • Os componentes Kanban

Vou te dar um exemplo. Tenho um projeto em conjunto com alguns colegas da Lean Sensei Partners para a criação de vídeos curtos de conteúdo. Aqui está o nosso quadro heijunka:

Como não tínhamos como saber qual seria a “demanda” por vídeos curtos sobre Pensamento Lean, raciocinamos que as pessoas com maior número de seguidores no linkedin deveriam publicar com mais frequência, e assim apresentar à sua audiência aqueles do time com menos visibilidade, o que traduzimos em um ritmo de publicação – um takt time.

Ao ler o plano, sei quem está fazendo o quê e que, no dia 6 de maio, espero um cartão Kanban me pedindo para entregar um vídeo. Certamente, no dia em que recebo o sinal Kanban, tenho um vídeo pronto no meu estoque e posso enviá-lo ao nosso líder de vídeo:

Este é um sinal para eu começar a trabalhar no meu próximo vídeo para tê-lo pronto para a próxima puxada.

Kanban é uma máquina de confiança porque, primeiro, todos nós entendemos o que temos que fazer e o porquê. Nosso propósito aqui é compartilhar nossas ideias sobre o que acreditamos ser importante no Pensamento Lean. Igualmente importante, esta é uma oportunidade para auto-estudo (o que eu tenho a dizer?) e aprendizado em equipe enquanto discutimos o trabalho uns dos outros (o que pensamos coletivamente sobre isso?).

Através da clareza do Kanban, cada um de nós pode:

1- Discutir o plano

2- Discutir cada vídeo individualmente

Por exemplo, quando lutei com o ritmo acelerado que nosso takt time me pedia, compartilhei isso com o líder de vídeo que imediatamente concordou em diminuir meu takt time (como não sabemos qual é a demanda real do cliente, não há grandes problemas). Além disso, quando alguém luta para cumprir o takt, é possível escalar ao líder imediatamente para entender quem pode ajudar. Ou, mais complicado, quando não tenho certeza sobre algo que alguém está fazendo, posso conversar rapidamente com o time à respeito.

É uma máquina de confiança porque nos permite quebrar conversas difíceis no nível Kanban e, assim, cria as condições certas para comunicações sinceras. Discutimos problemas – um de cada vez. Fazemos alterações – uma de cada vez. Aprendemos a trabalhar uns com os outros e a ser mais compreensivos com nossas peculiaridades. Enquanto isso, a produção acontece. Coletivamente, podemos nos orgulhar do que conquistamos – e nos dar um tapinha nas costas.

Kanban é a chave para uma comunicação sincera e a construção de confiança a longo prazo.

Mas o que acontece se alguém sair dessa conversa? Às vezes você não percebe (embora com Kanban seja visível o suficiente), mas as respostas ficam mais lentas, as conversas ficam mais difíceis, os kanbans são ignorados, as mudanças são feitas de má vontade.

Pessoas mudam. Cada um de nós está sob muita pressão na vida cotidiana e, às vezes, os alinhamentos mudam. Às vezes nem é uma questão de que as pessoas não tenham interesse em trabalhar com você, mas simplesmente que as pressões da vida as levaram para outro lugar. Então elas começam a fazer coisas estranhas.

O mais difícil é quando elas se comportam de uma maneira que sabem que é errado, mas sentem que não podem fazer mais nada. O mecanismo de justificativa funciona e a fonte óbvia de culpa é… seus parceiros. Não é justo o suficiente. Pouco respeito. Não há ajuda suficiente. Não há consideração suficiente – todos nós já passamos por isso.

Os cartões Kanban não mentem. Quando o cartão Kanban não volta, há apenas duas opções:

  • A equipe de entrega está lutando e disposta a discutir e trabalhar com você para corrigir os problemas e voltar aos trilhos.
  • A equipe de entrega evita a comunicação e está a caminho de fazer outra coisa.

No segundo caso, as decisões mais difíceis a se tomar é: deixá-los ir e seguir em frente.

Precisamente porque o Lean só pode funcionar com confiança, investimos maciçamente em relacionamentos. O mais importante princípio Lean é o relacionamento: primeiro conserte o relacionamento, depois conserte o problema. E em 99% dos casos funciona espetacularmente. Mas isso também significa aceitar o caso em que o relacionamento não pode ser consertado porque o outro já fez escolhas diferentes que simplesmente ainda não lhe contaram.

Quando os cartões Kanban não voltam, existem duas opções: um problema a ser solucionado ou cartões meramente retidos aguardando o seu resgate. Aceite e não tente consertar o que não pode ser consertado.

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