O que é o Gemba Walk e quais as suas vantagens?
Neste artigo, você vai aprender alguns conceitos básicos do Lean – como valor e desperdício – vai aprender uma técnica para enxergar e identificar desperdícios na sua área. Por fim, você vai aprender todos os requisitos para uma boa rota genba e vai colocá-los em prática.
Por que e o que melhorar?
Todas as atividades, tudo o que é feito e que não é percebido como VALOR para os clientes, é o que chamamos de desperdício. E todo desperdício precisa ser eliminado. Desperdício só adiciona custo e tempo. Quando eliminamos atividades que não agregam valor sua área fica mais produtiva e mais segura.
Para reforçar este ponto, vamos pensar juntos no retrabalho: quando temos um retrabalho, ou quando precisamos nos movimentar para buscar ferramentas ou informações, não estamos agregando valor para o cliente, na verdade estamos adicionando custo ao nosso produto, e aumentando o prazo de entrega.
Se a gente parar de fazer retrabalho, o cliente não vai sentir falta!!! Mesmo se existirem retrabalhos já esperados e orçados, com certeza se conseguirmos elimina-lo, ganharemos produtividade.
Você conhece os tipos de desperdícios? Sabe quais são os desperdícios da sua área, célula ou posto de trabalho?
DESPERDÍCIOS
Vamos ver agora alguns exemplos muito comuns de desperdícios! Se um colaborador da sua área está gastando tempo se movimentando para buscar ferramentas ou informações, este tempo está só adicionando custo ao produto.
Outro exemplo: Toda vez que você produz algo que o cliente não quer agora, ou seja, que vai ficar parado no estoque por um longo tempo, tem que ser considerado um grande desperdício!
Desperdício de tempo dos operadores, de energia elétrica, de matéria-prima, do próprio equipamento, do espaço para guardar as peças e muitos outros.
Uma coisa importante a lembrar é que o desperdício é um sintoma do problema, não é a causa.
É como a febre numa pessoa doente. A alta temperatura é um indício de que algo está errado. Claro, a febre deve ser combatida, mas ela não é a causa do problema. Pode ser muito perigoso para a pessoa ficar tomando remédio para baixar a febre sem entender o que está causando a elevação da temperatura. Atacar a causa é o jeito certo de resolver o problema.
Portanto, é fundamental investigar as causas dos desperdícios encontrados no seu processo.
Quais são os 7 desperdícios?
Eu quero te mostrar agora quais os 7 tipos de desperdícios que estão presentes na produção e em áreas de administrativas ou de serviços. Tenho certeza que você conhece alguns deles. Possivelmente, inclusive, todos estão presentes na sua área.
No vídeo a seguir, vamos exemplificar os principais: produção excessiva, sobreprocessamento, espera, deslocamento, transporte, retrabalho e estoque. Acompanhe!
OS 7 DESPERDÍCIOS DA PRODUÇÃO
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OS 7 DESPERDÍCIOS DAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS OU DE SERVIÇOS
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No Excelência Operacional, todo contato é uma oportunidade de desenvolvimento para o gestor e para o liderado. E quando não enxergamos assim, desperdiçamos o engajamento das equipes. Combater qualquer desperdício é valorizar a estabilização dos processos e resolução de problemas.
O que é o círculo de Ohno?
Agora que você já conhece os 8 desperdícios, vou te propor agora um Exercício! Vamos enxergar os desperdícios que estão aí, ao seu redor, por meio do Círculo de Ohno:
É importante salientar que os desperdícios por muitas vezes não são percebidos. Eles estão ali, fazem parte do dia-a-dia na produção, mas as pessoas acabam não percebendo, ou não veem aquilo como um problema a ser resolvido.
O primeiro grande passo é começar a “enxergar” estes desperdícios, transformando-os em problemas que devem ser priorizados e resolvidos.
O “Círculo de Ohno” nos ajuda neste primeiro passo. Neste exercício, a pessoa fica num local pré-determinado da produção, em uma espécie de círculo. Alguns até preferem fazer um círculo real no chão com um giz. … E o objetivo é focar na observação, ou seja, reservar um tempo para somente observar o ambiente de produção, e assim identificar o maior número possível de desperdícios, todos ali, acontecendo “ao vivo”.
O nome Círculo de Ohno tem relação com o criador do sistema Toyota de Produção, Taiichi Ohno, que costumava aplicar este exercício para treinar novos funcionários na capacidade de enxergar desperdícios.
Que tal praticar o exercício do círculo de Ohno? Escolha um local com uma visão ampla da área produtiva, onde você possa observar as pessoas da sua equipe. Se achar necessário, faça o círculo no chão com um giz. Mas o mais importante é: reserve um período de pelo menos 30 minutos para ter somente um foco – observar e identificar os desperdícios da sua área.
Propor uma etapa para que o trainee apenas anote os 4 desperdícios que ele encontrou no exercício. (??)
Rota Gemba: O QUE É E A SUA IMPORTÂNCIA
Agora vamos falar sobre a Rota Gemba, que nada mais é que a ida do líder ao Gemba, ou local onde acontecem as coisas: o chão de fábrica, a sua área de produção, etc. Isto é importante pois 2 motivos:
- A grande função do líder é fazer com que sua equipe faça um bom trabalho, fazer com que sua equipe melhore e se desenvolva continuamente. E o Gemba é o melhor lugar para se fazer isso: desenvolvimento da equipe.
- Outra importante função do líder é suportar a resolução de problemas e a eliminação constante dos desperdícios. Para se ter um bom entendimento do problema, é fundamental vivencia-lo, entender as dificuldades e identificar oportunidades. É assim que você ganha o respeito da equipe e se torna um líder melhor a cada dia, estando próximo.
É no Gemba que você irá capturar as possíveis causas do problema o mais rápido possível. Como se um crime tivesse acabado de ocorrer, e quanto mais rápido colhemos as pistas, maior a chance de soluciona-lo. Ou seja, você líder tem que ir para o Gemba para suportar a resolução efetiva de problemas.
A estrutura e dicas para as Rotas Gemba
A Rota Gemba possui uma estrutura. E eu vou te passar agora algumas dicas super importantes para que você, líder, consiga atingir estes dois objetivos que eu mencionei acima: desenvolvimento da equipe e resolução efetiva dos problemas.
- Defina sua Rota Gemba baseada nos seus maiores problemas, na sua situação atual. Você pode, e deve, utilizar a reunião diária, o quadro de gestão à vista e os indicadores de performance para identificar onde é necessária a sua atenção;
- Dirija-se para o local do problema, mas sempre invista tempo para conversar com as pessoas da equipe. Conecte-se com elas para aumentar a transparência e a motivação. O líder se interessa pelas pessoas e seus sentimentos. Ele investe tempo em relacionamentos, estimula a autoconfiança do colaborador e dá feedback honesto sobre o desempenho.
- Ao longo da Rota Gemba, lembre-se que você deve ser o exemplo, e também deve fazer o papel de disciplinador. Caso você veja uma atitude inadequada, ou um desrespeito aos padrões pré determinados, corrija rápido, procurando sempre se basear em padrões visuais, acordos e regras pré-estabelecidas para chamar a atenção. Por isso é muito importante aumentarmos cada vez mais a transparência da fábrica, com padrões visuais para facilitar o entendimento de todos e para sermos justos nas cobranças. Pois nenhuma pessoa erra de propósito … Estas situações são oportunidades de melhorar nossos processos e padrões, deixa-los mais robustos.
- Último passo: traga suas descobertas e anotações da Rota Gemba para o quadro de gestão à vista. Com o auxílio da ferramenta de Priorização e Solução de Problemas, você deverá selecionar quais problemas você deverá priorizar para tomar ações e desenvolver PDCAs.
- Quando iniciar a investigação do problema no Gemba, sempre mostre respeito, faça boas perguntas, faça a equipe pensar:
- “O que você acha que aconteceu?”
- “Mas por que será que isso ocorreu?”
- “Isso já ocorreu antes?”
Os problemas precisam aparecer, não podem ser escondidos. A reação do líder quando um problema é levado a ele determina se as pessoas vão trazer ou esconder problemas. Esconder problemas enfraquece o processo e impede o desenvolvimento das pessoas. Por isso, o foco sempre deve ser o processo, e não as pessoas.
Evite discutir e pular para soluções, não dê as respostas. Se não você não irá desenvolver a equipe. Ao fazer perguntas, o líder mantem a responsabilidade com as pessoas, e dá a oportunidade para que as pessoas participem da resolução de problemas.
Suas descobertas e anotações da Rota Gemba são a fonte para diversas ferramentas de melhoria, como Ideias, GSP e Priorização de problemas.
RESOLVER PROBLEMAS: SOLUÇÃO DE PROBLEMAS DE FORMA PRÁTICA E ESTRUTURADA
Agora que nós já aprendemos os quatro passos para fazer uma Rota Gemba eficiente, vamos falar sobre como resolver os problemas que encontramos no nosso percurso!
Para solucionar problemas de forma efetiva e sustentável, você líder deve sempre exigir que o problema seja resolvido usando as 4 etapas do ciclo PDCA.
Nós sabemos que quando um problema surge, existe uma pressa de contê-lo, evitar que se propague. Mas isto não é resolução de problemas, isto é contenção. É importante ser rápido para conter problemas, mas, para que um problema deixe de ocorrer, é preciso investigar as causas e tomar ações para eliminá-las.
Por isto, você deve sempre exigir o PDCA de sua equipe. Não é possível resolver tudo de uma só vez. E é muito importante conversar com as pessoas, dar feedback para evitar frustrações ou desmotivações. Ataque os maiores problemas e desperdícios, de acordo com seus recursos disponíveis.
O bom líder deve desenvolver todos os seus colaboradores para identificar e resolver problemas de forma estruturada no padrão PDCA. E não é só dar o treinamento. O papel dos líderes é fundamental nesta mudança de comportamento, apoiando e cobrando. É papel dos líderes, numa empresa Lean, desenvolver em seus liderados esta capacidade de pensar, questionar e resolver problemas.
Costuma ser difícil fazer isso logo nas primeiras tentativas. Mas não se engane. Na medida em que se ganha experiência e confiança, fazer melhorias traz satisfação e engajamento entre os colaboradores.
Utilizar o Gemba para investir no desenvolvimento dessas pessoas é investir na construção de um exército de profissionais revolvedores de problemas. Algo que pode se tornar um diferencial competitivo para a sua empresa.
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