TRANSFORMAÇÃO HOLÍSTICA EM EMPRESAS DE MÉDIO PORTE

COM UMA ABORDAGEM DE PROJETO INTEGRADA PARA MELHORIA DE RESULTADOS MENSURÁVEIS

A IDEAL Fensterbau Weinstock é uma empresa de médio porte, gerida pelo seu proprietário, no setor de processos. Ela conta com o apoio da Staufen em termos de estratégia, processos e gestão da rotina. Uma abordagem de projeto interdisciplinar ou multifuncional forma a base para gerar um entendimento abrangente da empresa. Dessa forma, é possível identificar as alavancas certas com maior potencial de melhoria. Essa história de sucesso descreve como é possível obter excelentes resultados estabelecendo processos e uma liderança de excelência.

A abordagem de projeto integrativo descrita nessa história de sucesso pode ser aplicada a qualquer empresa de médio porte, inclusive em outras indústrias.

RETRATO DA EMPRESA

FORNECEDOR DE MÉDIO PORTE DE GAMA COMPLETA

A IDEAL Fensterbau Weinstock é uma fornecedora de médio porte, gerida pelo seu proprietário e com uma gama completa de produtos, desde janelas de plástico a alumínio e madeira.

A sede da IDEAL Fensterbau Weinstock está localizada em Wittlich-Wengerohr, onde também estão localizadas 3 das 4 fábricas, com foco em janelas de plástico e alumínio. Outro local é a vizinha Traben-Trarbach, com 2 fábricas (1 fábrica de janelas de plástico e 1 fábrica de janelas de madeira).

1990

fundada por Ludwig Weinstock

300

funcionários

45

milhões de euros em vendas

SITUAÇÃO INICIAL

A situação inicial era caracterizada pela baixa lucratividade, longos prazos de entrega e insatisfação dos funcionários. A produção não conseguia atender à alta demanda, principalmente devido à falta de eficiência dos processos e a estruturas de comunicação pouco claras. Além disso, o portfólio de produtos era marcado por uma série de produtos deficitários, dos quais a empresa não tinha conhecimento detalhado antes do projeto devido à falta de instrumentos de controle e à correspondente falta de transparência.

O mercado de produção de janelas é marcado pela alta pressão competitiva do Leste Europeu, com preços até 20% mais baixos. Portanto, é necessário se destacar da concorrência em termos de desempenho. No entanto, foi difícil atender à alta demanda dos clientes no negócio de janelas de madeira.


Stefan Weinstock

Managing Director

IDEAL Fensterbau Weinstock GmbH

"A produção de janelas de madeira tinha um longo tempo de espera. Aqui é necessário muito trabalho especial e manual. O Lean é uma abordagem para otimizar o fluxo. Nesse caso, pedimos conselhos à Staufen e iniciamos um 'projeto piloto'."

Foi lançado um projeto para otimizar a produção de janelas de madeira, um excelente exemplo de transformação na IDEAL Fensterbau, e que pretendia servir de modelo para outras áreas de compras e vendas. Juntamente com a Staufen, o objetivo era romper estruturas antigas no negócio de madeira e melhorar os processos:                   

Na área de produtos para janelas de madeira, havia falta de transparência em relação à lucratividade do portfólio de produtos no início do projeto. Não havia cálculo de custos de produtos nem contabilidade de margem de contribuição com base na causa dos custos – portanto, não havia transparência nos fatores de lucro e perda do extenso portfólio de produtos com muitas variantes de produtos diferentes. Embora as vendas de janelas de madeira tenham permanecido estáveis, era difícil atender à alta demanda do mercado, pois a produção era limitada a um volume de aproximadamente € 7,0 milhões por ano. De modo geral, não houve lucro. A situação era vista como insustentável pela gestão da companhia, pelos executivos e pelos funcionários, e havia um alto nível de insatisfação em todos os níveis da organização.

Em comparação com a produção de janelas de plástico, a produção de janelas de madeira é caracterizada por uma maior gama vertical de fabricação e uma proporção maior de atividades manuais. Havia um claro espaço para melhorias tanto no tempo de espera quanto na entrega no prazo.

A PRODUÇÃO NÃO ERA lean, PORTANTO, A EFICIÊNCIA GERAL DO PROCESSO PRECISAVA aumentar.

O planejamento e o controle no negócio de madeira eram muito complexos. Os estoques de reserva eram mantidos para acomodar as diferentes necessidades dos processos. Isso, por sua vez, aumentava a quantidade de planejamento e controle necessários. Além disso, as informações das áreas de pré-produção às vezes eram incompletas, o que resultava em atrasos. Os danos aos elementos de madeira reforçavam a solução de problemas. Em geral, a transparência e a comunicação, tanto internamente quanto com os clientes, precisavam ser aprimoradas. As tarefas, competências e responsabilidades individuais não foram claramente identificadas e comunicadas. Além disso, as funções de liderança não eram demonstradas e percebidas de forma consistente.

Três áreas de ação ou módulos de projeto com a maior alavancagem para melhorar os resultados foram derivados dessas declarações anteriores:

  • Otimização das finanças e controle com foco no portfólio de produtos e custos,
  • Otimização da produção
  • Aprimoramento da liderança e da cultura

Sabine Weinstock

Managing Director

IDEAL Fensterbau Weinstock GmbH

"Trouxemos a Staufen a bordo para nos ajudar a nos posicionar como uma empresa para o futuro. A Staufen nos ajudou a tomar as decisões comerciais corretas e nos apoiou ativamente na implementação de projetos de melhoria."

ABORDAGEM DO PROJETO

A TRÍADE CRÍTICA DE ESTRUTURAS, PROCESSOS E PESSOAS

Uma análise combinada top-down/bottom-up foi usada para identificar áreas de ação nos principais processos operacionais. Foi criado um conceito de implementação com três áreas de ação principais: 1. portfólio de produtos e cálculo de custos, 2. produção, 3. liderança e cultura.

O projeto de consultoria da Staufen concentrou-se na análise da orientação estratégica com relação ao portfólio de produtos e às capacidades da produção de janelas de madeira na unidade de Traben-Trarbach. O escopo do projeto incluiu o processamento de pedidos até a entrega das janelas, bem como a produção e a logística, incluindo planejamento e controle. Além disso, foi necessário fazer uma revisão das atividades atuais de otimização e mudança e dos cálculos de planejamento existentes.


Cada uma de nossas janelas é feita de forma individual, como uma peça única para o cliente. Isso impõe exigências especiais à gestão da consultoria. Os consultores da Staufen trouxeram esse entendimento para a mesa.

Achim Mohr
Head
de produção de madeira

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No curto prazo, foi realizada uma análise para analisar e quantificar o potencial de melhoria na fábrica de janelas de madeira em Traben-Trarbach. Isso incluiu produtividade, tempo de ciclo e processos de gestão. Com base na identificação e na avaliação do potencial de melhoria das métricas operacionais, um potencial de melhoria do EBIT foi derivado e usado como meta para o projeto.

A produtividade na fábrica de janelas de madeira deveria ser melhorada em 20%. As alavancas de melhoria foram identificadas e sua eficácia avaliada. Um roteiro para implementação foi desenvolvido em conjunto com os executivos. A longo prazo, a profissionalização dos processos era necessária para atingir o crescimento das vendas a médio prazo de toda a empresa para 50 milhões de euros.

FASE DE ANÁLISE:

O projeto começou com uma análise combinada top-down/bottom-up para identificar áreas de ação e melhoria nos principais processos operacionais. Com base nisso, foi possível projetar fluxos de valor de ação de acordo com um futuro portfólio de produtos econômicos e criar um conceito de implementação.

O que o tornou especial foi o fato de os próprios funcionários fazerem parte da solução e se envolverem e com a solução dos problemas.

Achim Mohr, Head de produção de madeira

FASE DE IMPLEMENTAÇÃO:

Como parte da fase de implementação, um sistema abrangente de gestão de projetos foi introduzido pela primeira vez. Além disso, um comitê multifuncional de gestão e direção foi estabelecido na empresa como um órgão permanente do projeto. A gerência sênior, os recursos humanos, a gerência de produção, a gerência de vendas, a gerência de compras e o head da gerência de produtos estavam regularmente envolvidos nesse processo. A alta transparência do projeto por meio de uma rigorosa gestão de projetos, juntamente com esteering committee regulares, criou a aceitação necessária no nível de desempenho dos negócios e garantiu que o projeto permanecesse no caminho certo. Isso contribuiu indiretamente para o sucesso do projeto.

A meta da otimização financeira e de controle era aumentar as margens por meio da otimização do portfólio de produtos e da reformulação dos preços. Foi estabelecido o uso de várias ferramentas de controle, incluindo a introdução de um cálculo para determinar a lucratividade do portfólio de produtos. O resultado foi uma nova lista de preços baseada na alocação de custos relacionada à causa. Além disso, a linha de produtos foi simplificada para eliminar alguns produtos que geravam perdas.

O foco foi uma transformação Lean abrangente da produção de janelas de madeira para aumentar a produtividade e, assim, aumentar a produção total. Isso incluiu a introdução de uma nova análise de fluxo de valor baseada em princípios Lean e padrões de processo. Entre outras coisas, o layout foi alterado, a criação de valor e a logística foram separadas e as estações de trabalho foram redesenhadas.

Além do conteúdo operacional do projeto, a liderança e a cultura são fundamentais para o sucesso do projeto. O Shop Floor Management foi introduzido como uma ferramenta central de gestão e controle. A implementação também incluiu treinamento de gestão e sessões individuais de coaching.


Recebemos um treinamento de liderança que nos ajudou a melhorar a comunicação interna e a nos alinharmos em torno de objetivos comuns. Um conceito eficaz para isso são as reuniões permanentes que a Staufen estabeleceu em conjunto com a IDEAL Fensterbau.

Stefan Kölzer, Head de gestão de produto



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Além disso, foi introduzido um novo sistema de remuneração baseado no desempenho e na equipe para os funcionários da produção. Durante as visitas BestPractice, os funcionários da IDEAL Fensterbau puderam se beneficiar pessoalmente das experiências de empresas bem-sucedidas. Essas experiências abrangem desde projetos de implementação inicial até o desenvolvimento de sistemas de gestão e criação de valor de ponta a ponta. Em geral, as estruturas de comunicação interna e com o cliente também foram revisadas e ajustadas de acordo. As tarefas, competências e responsabilidades de cada funcionário foram claramente definidas. 


OS FUNCIONÁRIOS APRENDERAM UM NOVO IDIOMA – A COMUNICAÇÃO É DIFERENTE DE ANTES: OS FUNCIONÁRIOS AGORA ESTÃO MAIS ENVOLVIDOS E BEM INFORMADOS.

Stefan Kölzer, Head de gestão de produto 

ESTRUTURAS, PROCESSOS E PESSOAS DEVEM ESTAR PERFEITAMENTE ALINHADOS PARA QUE A MUDANÇA SEJA SUSTENTÁVEL E INCORPORADA. 

O exemplo do projeto deixa claro: processos de excelência + liderança de excelência = excelentes resultados.

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RESULTADOS DO PROJETO

BONS RESULTADOS QUE PODEM SER MEDIDOS EM TERMOS MONETÁRIOS 

De acordo com os objetivos do projeto, foi obtido um bom “retorno sobre a consultoria”. A introdução de um sistema de custeio de portfólio de produtos permitiu que a empresa otimizasse seu índice de custo de material. A produtividade na manufatura cresceu significativamente , inclusive por meio da introdução de uma nova análise de fluxo de valor, que também melhorou o índice de despesas com pessoal. Por fim, mudanças na liderança e na cultura, como treinamento e um novo modelo de remuneração, levaram a uma maior satisfação dos funcionários.

As melhorias na produção aumentaram a produtividade – financeiramente, isso resultou em um índice de despesas com pessoal muito melhor. Um sistema de custos de produtos recém-implementado com uma nova lógica de preços contribuiu para o aumento das margens e melhorou significativamente o índice de custos de materiais. De modo geral, houve uma melhora mensurável nos ganhos do negócio de janelas de madeira, com um aumento de mais de 5 pontos percentuais no EBIT.


Sabine Weinstock

Managing Director

IDEAL Fensterbau Weinstock GmbH

"A abordagem de projeto multifuncional da Staufen, com suporte operacional e de gestão de negócios, foi fundamental para atingir as ambiciosas metas do projeto."

Além das melhorias financeiras, a satisfação dos funcionários também aumentou. De acordo com uma pesquisa, a satisfação dos funcionários com o design do local de trabalho, em particular, melhorou significativamente. A cultura de comunicação também se desenvolveu de forma positiva.

Por meio dos projetos com a Staufen, tivemos um desenvolvimento significativo como organização. No passado, não discutíamos muitos tópicos em reuniões, mas agora temos uma cultura de comunicação muito aberta em toda a empresa.

Stefan Kölzer, Head de gestão de produto    

A Staufen já se estabeleceu firmemente como consultora de gestão permanente para a IDEAL Fensterbau, graças à sua abordagem olho no olho, compreensão abrangente da empresa e sucessos significativos em projetos. No decorrer da cooperação, desenvolveu-se uma forte confiança nos consultores e em suas habilidades, de modo que eles são consultados regularmente para outras decisões operacionais.

Para a transformação planejada das outras fábricas com produção de janelas de plástico, a experiência dos consultores da Staufen será ainda mais utilizada nos próximos anos. Atualmente, o projeto de transformação está sendo estendido a outras partes da empresa para dar continuidade à história de sucesso que começou em 2020.


Stefan Weinstock

Managing Director

IDEAL Fensterbau Weinstock GmbH

"O projeto concluído com sucesso na produção de janelas de madeira aponta o caminho para o futuro. As janelas de plástico e o processamento administrativo de pedidos também serão testados. Como resultado, as quatro fábricas de plásticos estão sendo gradualmente selecionadas em termos de processos."

Temos orgulho de ser o primeiro endereço para projetos de transformação holística.

Nosso sucesso está em nossa abordagem de projeto integradora, que pode ser perfeitamente transferida para vários setores e garante um “retorno de consultoria” significativo para nossos clientes.

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