TRANSFORMAÇÃO HOLÍSTICA EM EMPRESAS DE MÉDIO PORTE
COM UMA ABORDAGEM DE PROJETO INTEGRADA PARA MELHORIA DE RESULTADOS MENSURÁVEIS
A IDEAL Fensterbau Weinstock é uma empresa de médio porte, gerida pelo seu proprietário, no setor de processos. Ela conta com o apoio da Staufen em termos de estratégia, processos e gestão da rotina. Uma abordagem de projeto interdisciplinar ou multifuncional forma a base para gerar um entendimento abrangente da empresa. Dessa forma, é possível identificar as alavancas certas com maior potencial de melhoria. Essa história de sucesso descreve como é possível obter excelentes resultados estabelecendo processos e uma liderança de excelência.
A abordagem de projeto integrativo descrita nessa história de sucesso pode ser aplicada a qualquer empresa de médio porte, inclusive em outras indústrias.
RETRATO DA EMPRESA
FORNECEDOR DE MÉDIO PORTE DE GAMA COMPLETA
A IDEAL Fensterbau Weinstock é uma fornecedora de médio porte, gerida pelo seu proprietário e com uma gama completa de produtos, desde janelas de plástico a alumínio e madeira.
A sede da IDEAL Fensterbau Weinstock está localizada em Wittlich-Wengerohr, onde também estão localizadas 3 das 4 fábricas, com foco em janelas de plástico e alumínio. Outro local é a vizinha Traben-Trarbach, com 2 fábricas (1 fábrica de janelas de plástico e 1 fábrica de janelas de madeira).
1990
fundada por Ludwig Weinstock
300
funcionários
45
milhões de euros em vendas
SITUAÇÃO INICIAL
A situação inicial era caracterizada pela baixa lucratividade, longos prazos de entrega e insatisfação dos funcionários. A produção não conseguia atender à alta demanda, principalmente devido à falta de eficiência dos processos e a estruturas de comunicação pouco claras. Além disso, o portfólio de produtos era marcado por uma série de produtos deficitários, dos quais a empresa não tinha conhecimento detalhado antes do projeto devido à falta de instrumentos de controle e à correspondente falta de transparência.
O mercado de produção de janelas é marcado pela alta pressão competitiva do Leste Europeu, com preços até 20% mais baixos. Portanto, é necessário se destacar da concorrência em termos de desempenho. No entanto, foi difícil atender à alta demanda dos clientes no negócio de janelas de madeira.
Stefan Weinstock
Managing Director
IDEAL Fensterbau Weinstock GmbH
Foi lançado um projeto para otimizar a produção de janelas de madeira, um excelente exemplo de transformação na IDEAL Fensterbau, e que pretendia servir de modelo para outras áreas de compras e vendas. Juntamente com a Staufen, o objetivo era romper estruturas antigas no negócio de madeira e melhorar os processos:
Na área de produtos para janelas de madeira, havia falta de transparência em relação à lucratividade do portfólio de produtos no início do projeto. Não havia cálculo de custos de produtos nem contabilidade de margem de contribuição com base na causa dos custos – portanto, não havia transparência nos fatores de lucro e perda do extenso portfólio de produtos com muitas variantes de produtos diferentes. Embora as vendas de janelas de madeira tenham permanecido estáveis, era difícil atender à alta demanda do mercado, pois a produção era limitada a um volume de aproximadamente € 7,0 milhões por ano. De modo geral, não houve lucro. A situação era vista como insustentável pela gestão da companhia, pelos executivos e pelos funcionários, e havia um alto nível de insatisfação em todos os níveis da organização.
Em comparação com a produção de janelas de plástico, a produção de janelas de madeira é caracterizada por uma maior gama vertical de fabricação e uma proporção maior de atividades manuais. Havia um claro espaço para melhorias tanto no tempo de espera quanto na entrega no prazo.
A PRODUÇÃO NÃO ERA lean, PORTANTO, A EFICIÊNCIA GERAL DO PROCESSO PRECISAVA aumentar.
O planejamento e o controle no negócio de madeira eram muito complexos. Os estoques de reserva eram mantidos para acomodar as diferentes necessidades dos processos. Isso, por sua vez, aumentava a quantidade de planejamento e controle necessários. Além disso, as informações das áreas de pré-produção às vezes eram incompletas, o que resultava em atrasos. Os danos aos elementos de madeira reforçavam a solução de problemas. Em geral, a transparência e a comunicação, tanto internamente quanto com os clientes, precisavam ser aprimoradas. As tarefas, competências e responsabilidades individuais não foram claramente identificadas e comunicadas. Além disso, as funções de liderança não eram demonstradas e percebidas de forma consistente.
Três áreas de ação ou módulos de projeto com a maior alavancagem para melhorar os resultados foram derivados dessas declarações anteriores:
- Otimização das finanças e controle com foco no portfólio de produtos e custos,
- Otimização da produção
- Aprimoramento da liderança e da cultura
Sabine Weinstock
Managing Director
IDEAL Fensterbau Weinstock GmbH
ABORDAGEM DO PROJETO
A TRÍADE CRÍTICA DE ESTRUTURAS, PROCESSOS E PESSOAS
Uma análise combinada top-down/bottom-up foi usada para identificar áreas de ação nos principais processos operacionais. Foi criado um conceito de implementação com três áreas de ação principais: 1. portfólio de produtos e cálculo de custos, 2. produção, 3. liderança e cultura.
O projeto de consultoria da Staufen concentrou-se na análise da orientação estratégica com relação ao portfólio de produtos e às capacidades da produção de janelas de madeira na unidade de Traben-Trarbach. O escopo do projeto incluiu o processamento de pedidos até a entrega das janelas, bem como a produção e a logística, incluindo planejamento e controle. Além disso, foi necessário fazer uma revisão das atividades atuais de otimização e mudança e dos cálculos de planejamento existentes.
Cada uma de nossas janelas é feita de forma individual, como uma peça única para o cliente. Isso impõe exigências especiais à gestão da consultoria. Os consultores da Staufen trouxeram esse entendimento para a mesa.
Achim Mohr
Head de produção de madeira
No curto prazo, foi realizada uma análise para analisar e quantificar o potencial de melhoria na fábrica de janelas de madeira em Traben-Trarbach. Isso incluiu produtividade, tempo de ciclo e processos de gestão. Com base na identificação e na avaliação do potencial de melhoria das métricas operacionais, um potencial de melhoria do EBIT foi derivado e usado como meta para o projeto.
A produtividade na fábrica de janelas de madeira deveria ser melhorada em 20%. As alavancas de melhoria foram identificadas e sua eficácia avaliada. Um roteiro para implementação foi desenvolvido em conjunto com os executivos. A longo prazo, a profissionalização dos processos era necessária para atingir o crescimento das vendas a médio prazo de toda a empresa para 50 milhões de euros.
FASE DE ANÁLISE:
O projeto começou com uma análise combinada top-down/bottom-up para identificar áreas de ação e melhoria nos principais processos operacionais. Com base nisso, foi possível projetar fluxos de valor de ação de acordo com um futuro portfólio de produtos econômicos e criar um conceito de implementação.
O que o tornou especial foi o fato de os próprios funcionários fazerem parte da solução e se envolverem e com a solução dos problemas.
Achim Mohr, Head de produção de madeira
FASE DE IMPLEMENTAÇÃO:
Como parte da fase de implementação, um sistema abrangente de gestão de projetos foi introduzido pela primeira vez. Além disso, um comitê multifuncional de gestão e direção foi estabelecido na empresa como um órgão permanente do projeto. A gerência sênior, os recursos humanos, a gerência de produção, a gerência de vendas, a gerência de compras e o head da gerência de produtos estavam regularmente envolvidos nesse processo. A alta transparência do projeto por meio de uma rigorosa gestão de projetos, juntamente com esteering committee regulares, criou a aceitação necessária no nível de desempenho dos negócios e garantiu que o projeto permanecesse no caminho certo. Isso contribuiu indiretamente para o sucesso do projeto.
A meta da otimização financeira e de controle era aumentar as margens por meio da otimização do portfólio de produtos e da reformulação dos preços. Foi estabelecido o uso de várias ferramentas de controle, incluindo a introdução de um cálculo para determinar a lucratividade do portfólio de produtos. O resultado foi uma nova lista de preços baseada na alocação de custos relacionada à causa. Além disso, a linha de produtos foi simplificada para eliminar alguns produtos que geravam perdas.
O foco foi uma transformação Lean abrangente da produção de janelas de madeira para aumentar a produtividade e, assim, aumentar a produção total. Isso incluiu a introdução de uma nova análise de fluxo de valor baseada em princípios Lean e padrões de processo. Entre outras coisas, o layout foi alterado, a criação de valor e a logística foram separadas e as estações de trabalho foram redesenhadas.
Além do conteúdo operacional do projeto, a liderança e a cultura são fundamentais para o sucesso do projeto. O Shop Floor Management foi introduzido como uma ferramenta central de gestão e controle. A implementação também incluiu treinamento de gestão e sessões individuais de coaching.
Recebemos um treinamento de liderança que nos ajudou a melhorar a comunicação interna e a nos alinharmos em torno de objetivos comuns. Um conceito eficaz para isso são as reuniões permanentes que a Staufen estabeleceu em conjunto com a IDEAL Fensterbau.
Stefan Kölzer, Head de gestão de produto
Clique para ampliar a imagem.
Além disso, foi introduzido um novo sistema de remuneração baseado no desempenho e na equipe para os funcionários da produção. Durante as visitas BestPractice, os funcionários da IDEAL Fensterbau puderam se beneficiar pessoalmente das experiências de empresas bem-sucedidas. Essas experiências abrangem desde projetos de implementação inicial até o desenvolvimento de sistemas de gestão e criação de valor de ponta a ponta. Em geral, as estruturas de comunicação interna e com o cliente também foram revisadas e ajustadas de acordo. As tarefas, competências e responsabilidades de cada funcionário foram claramente definidas.
OS FUNCIONÁRIOS APRENDERAM UM NOVO IDIOMA – A COMUNICAÇÃO É DIFERENTE DE ANTES: OS FUNCIONÁRIOS AGORA ESTÃO MAIS ENVOLVIDOS E BEM INFORMADOS.
Stefan Kölzer, Head de gestão de produto
ESTRUTURAS, PROCESSOS E PESSOAS DEVEM ESTAR PERFEITAMENTE ALINHADOS PARA QUE A MUDANÇA SEJA SUSTENTÁVEL E INCORPORADA.
O exemplo do projeto deixa claro: processos de excelência + liderança de excelência = excelentes resultados.
RESULTADOS DO PROJETO
BONS RESULTADOS QUE PODEM SER MEDIDOS EM TERMOS MONETÁRIOS
De acordo com os objetivos do projeto, foi obtido um bom “retorno sobre a consultoria”. A introdução de um sistema de custeio de portfólio de produtos permitiu que a empresa otimizasse seu índice de custo de material. A produtividade na manufatura cresceu significativamente , inclusive por meio da introdução de uma nova análise de fluxo de valor, que também melhorou o índice de despesas com pessoal. Por fim, mudanças na liderança e na cultura, como treinamento e um novo modelo de remuneração, levaram a uma maior satisfação dos funcionários.
As melhorias na produção aumentaram a produtividade – financeiramente, isso resultou em um índice de despesas com pessoal muito melhor. Um sistema de custos de produtos recém-implementado com uma nova lógica de preços contribuiu para o aumento das margens e melhorou significativamente o índice de custos de materiais. De modo geral, houve uma melhora mensurável nos ganhos do negócio de janelas de madeira, com um aumento de mais de 5 pontos percentuais no EBIT.
Sabine Weinstock
Managing Director
IDEAL Fensterbau Weinstock GmbH
Além das melhorias financeiras, a satisfação dos funcionários também aumentou. De acordo com uma pesquisa, a satisfação dos funcionários com o design do local de trabalho, em particular, melhorou significativamente. A cultura de comunicação também se desenvolveu de forma positiva.
Por meio dos projetos com a Staufen, tivemos um desenvolvimento significativo como organização. No passado, não discutíamos muitos tópicos em reuniões, mas agora temos uma cultura de comunicação muito aberta em toda a empresa.
Stefan Kölzer, Head de gestão de produto
A Staufen já se estabeleceu firmemente como consultora de gestão permanente para a IDEAL Fensterbau, graças à sua abordagem olho no olho, compreensão abrangente da empresa e sucessos significativos em projetos. No decorrer da cooperação, desenvolveu-se uma forte confiança nos consultores e em suas habilidades, de modo que eles são consultados regularmente para outras decisões operacionais.
Para a transformação planejada das outras fábricas com produção de janelas de plástico, a experiência dos consultores da Staufen será ainda mais utilizada nos próximos anos. Atualmente, o projeto de transformação está sendo estendido a outras partes da empresa para dar continuidade à história de sucesso que começou em 2020.
Stefan Weinstock
Managing Director
IDEAL Fensterbau Weinstock GmbH
Temos orgulho de ser o primeiro endereço para projetos de transformação holística.
Nosso sucesso está em nossa abordagem de projeto integradora, que pode ser perfeitamente transferida para vários setores e garante um “retorno de consultoria” significativo para nossos clientes.
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