Simples passos para um sucesso sustentável
As tecnologias de Process Mining e Robotic Process Automation (RPA) apoiam de forma eficiente e proposital o avanço da digitalização e automação na empresa. Eles ajudam a analisar, entender, melhorar e automatizar processos sempre que possível, aumentando a criação de valor.
The following (project) procedure has already proven itself many times in practice for the development of concrete potentials through a process mining project.
O procedimento a seguir já foi comprovado muitas vezes na prática para o desenvolvimento de potenciais concretos através de um projeto de process mining.
Medir, Focar, Agir
Início
Esclarecer e identificar os principais interesses e stakeholders é o ponto chave para uma implementação bem-sucedida do projeto. Aspectos econômicos, bem como técnicos e ecológicos podem ser levados em conta. O roadmap para a realização de valor é definido e tornado visível por meio de um dashboard. O escopo dos recursos necessários para o projeto não deve ser subestimado.
Set-up
A base para todas as etapas posteriores é a criação de modelos de dados. Ao estabelecer uma conexão em tempo real com os sistemas de origem da empresa, todos os dados da empresa podem ser usados para desenvolver um log de eventos. A mineração de processos “vasculha” todos os dados que se acumulam no sistema da empresa à medida que os processos estão em execução. Geralmente são bancos de dados e arquivos de sistemas de informação da empresa ou sistemas ERP.
Análise
Os dados obtidos são então avaliados. Para conseguir isso, as análises correspondentes são realizadas. Especialistas em processo validam os dados e análises, identificam fragilidades e “desperdícios” no processo (lacunas de execução). Os chamados instrumentos de execução (por exemplo, ordem para pagamento, contas a pagar, contas a receber, lead-to-ordem, etc.) podem ser usados.
Implementação
Durante a implementação, o foco principal é eliminar as fragilidades identificadas e capacitar os colaboradores nos novos processos e na utilização de dashboards. O acompanhamento e o coaching dos funcionários devem ser feitos com o máximo de cuidado, principalmente para reduzir o medo de não acompanhar as novas tecnologias e avançar na digitalização. Esses medos são muitas vezes desencadeados pelo desconhecido, e não pela possibilidade de seu próprio fracasso. Muitos funcionários ficam mais satisfeitos e produtivos após a introdução de novas tecnologias, pois são apoiados e aliviados em seu trabalho pelos processos automatizados.
Entrega
Mesmo após a otimização e automação bem-sucedidas, os processos continuam sendo monitorados e documentados. Dashboards são usados para visualizar os dados em tempo real. Ao fazer isso, eles contribuem para o desenvolvimento da organização. A fase de entrega serve para transferir o projeto para as operações do dia-a-dia.
Process mining em combinação com outras aplicações mais avançadas – como Robotic Process Automation (RPA)
Process mining pode ser usado em conjunto com outras ferramentas e métodos de otimização, especialmente IA e machine learning, automação/RPA e mineração de tarefas. A combinação dessas ferramentas abre novas oportunidades de melhoria e maximiza os resultados.
Com os insights obtidos por meio do process mining, o cenário está pronto para a Robotic Process Automation (RPA). Ao avaliar os processos e otimizá-los, a tecnologia robótica agora pode ser usada de maneira eficiente e direcionada. O conhecimento profundo do processo é, portanto, essencial para o uso bem-sucedido do RPA.
Até que ponto um processo é adequado para automação depende de vários fatores, mas o process mining é uma boa maneira de clarificá-lo.
Análise das várias características do processo, como
- homogeneidade (número de variantes),
- conformidade (conformidade com as normas) e
- frequência,
provides initial indications. Individual consideration of processes or sub-processes leads to pre-selection regarding in which processes it is reasonable to implement “robots”.
fornece indicações iniciais. A consideração de processos ou subprocessos leva à pré-seleção sobre em quais processos é razoável implementar “robôs”.
A transparência obtida é então filtrada para benefício econômico para iniciar a implantação da automação baseada em robôs. Por exemplo, uma operação que pode ser realizada com muita facilidade por um robô, mas que ocorre apenas raramente, é eliminada (no máximo) quando a rentabilidade é examinada. Há também operações que ocorrem com mais frequência, mas cuja automação dificilmente melhoraria a capacidade e os custos. Aqui, também, o uso de processos baseados em robôs é desencorajado de acordo com as considerações de retorno sobre o investimento (ROI).
Com a ajuda da tecnologia de process mining, uma equipe interna de TI ou consultores externos, a solução mais lucrativa pode ser encontrada para cada empresa e cada processo. Com a seleção dos processos e atividades corretos, o RPA – em combinação com process mining – pode garantir maior criação de valor, redução de custos e, portanto, mais lucro para a empresa.
Autor:
Dr. Christian Kubik
Senior Expert
STAUFEN.INOVA
