Estudo Colaboração 2021 – Colaboração é a chave para o sucesso

A cooperação dentro das empresas foi altamente prejudicada pela pandemia de COVID-19. No estudo Colaboração 2021, a Staufen e sua subsidiária ValueStreamer GmbH exploram quão sérias foram essas interrupções e quais as percepções dos gestores sobre o futuro. Andreas Romberg, diretor administrativo da Staufen Value Streamer GmbH, resume os resultados.

A comunicação foi extremamente prejudicada

Andreas Romberg diz que raramente recebe mais de 20 e-mails em um dia de trabalho. Isso se deve a um sistema de comunicação eficiente implementado. O time de gestão de clientes da Staufen às vezes recebia até 600 e-mails por dia – o que impossibilitava um trabalho eficiente e sem erros.

De acordo com o estudo Colaboração 2021, o alto volume de e-mails agora se tornou um problema sério em 70% das empresas. A maioria dos e-mails trata da organização da cooperação. Mas não é exatamente para isso que servem – originalmente foram planejados para facilitar a troca rápida de informações.

Segundo Andreas, a comunicação em algumas empresas é disfuncional: não são trocadas informações suficientes e muitos pontos não são resolvidos nas reuniões. Freqüentemente, falta clareza desde o início. Só depois é que as pessoas percebem que faltam informações importantes.

Portanto, os funcionários usam e-mails e listas de distribuição para ajustar e fazer acordos finais. Porém, sempre há mal-entendidos ou contradições, pois como a comunicação gira em torno de assuntos triviais, assuntos importantes passam despercebidos e o processamento de e-mails consome grande parte do dia de trabalho.

A crise de Covid-19 só escancarou o problema

A crise do coronavirus impulsionou a digitalização em todo o mundo com um passo decisivo e há muito esperado: as infraestruturas foram melhoradas e o desempenho das transmissões de dados também foi melhorado. Foi assim que muitos países reagiram ao fato de que inúmeras reuniões precisaram ser transferidas repentinamente para aplicativos como MS Teams ou Zoom.

O Zoom e serviços semelhantes são adequados para a troca de informações, mas faltam várias funções que facilitariam a colaboração: principalmente ferramentas de comunicação. A troca de dados e arquivos, bem como o trabalho conjunto sobre eles, ocorre em outras ferramentas, as quais não possuem recursos de comunicação. Isso geralmente faz com que muitas coisas se percam ao longo do caminho.

No final das contas, qualquer ferramenta é tão boa quanto a pessoa que a usa. Durante a Covid-19, ficou claro que aqueles que não conseguiram desenvolver um sistema de comunicação funcional continuarão a lutar contra esse problema. As reuniões não se tornam mais objetivas quando são realizadas online. Portanto, os gestores têm o dever de melhorar fundamentalmente a comunicação dentro da empresa. No entanto, trabalhar em casa durante a crise não torna essa tarefa mais fácil.

Faltam conversas informais

Na maioria das empresas, os funcionários trocam ideias além do trabalho: conversam durante o intervalo do almoço, durante o café ou a caminho do trabalho. Isso permite que eles troquem informações confidencialmente. Esse tipo de comunicação informal não é possível quando se trabalha em casa – e os empregadores estão sentindo os efeitos: as equipes estão menos conectadas e não se consultam mais com tanto cuidado.

No entanto, isso não se deve à resistência, mas apenas ao fato de os funcionários não terem as oportunidades que tinham anteriormente. Uma breve troca ou confirmação rápida agora ocorrem por telefone ou e-mail. Atrasos ocorrem e, dependendo do volume de e-mails, alguns funcionários também esquecem de responder algumas mensagens.

As empresas percebem um desempenho ruim

Existem várias métricas muito específicas que os empregadores podem usar para determinar se a empresa está indo bem, ou seja,

• Qualidade
• Eficiência
• Custos
• Habilidade de inovação
• Satisfação do cliente

Todos esses indicadores podem ser prejudicados se a comunicação entre os funcionários, e especialmente os gestores, for interrompida. Sem metas precisas, instruções diretas e etapas claramente explicadas sobre como atingir a meta, o trabalho diário se torna um pesadelo: os funcionários precisam buscar as informações de que precisam e muitas vezes passam muito tempo tentando descobrir quem é responsável pelo que no projeto.

Prazos e metas de produção não são cumpridos, a qualidade é prejudicada e os clientes não ficam satisfeitos. As empresas que não estavam bem posicionadas e bem organizadas em termos de comunicação antes da crise da Covid-19 estão sentindo toda a força do fracasso, pois as equipes foram divididas por trabalharem em casa.

Alavancas para uma colaboração bem-sucedida

Os gestores que percebem a necessidade urgente de melhorar a comunicação dentro da empresa ou de sua equipe podem implementar várias abordagens. O que é útil:

• Reuniões regulares – reuniões que têm um objetivo claro desde o início. Aqui, os colegas se mantêm atualizados em relação ao planejamento e às marcações, e recebem novas metas a cada rodada – nada é adiado, nada é esclarecido a portas fechadas.
• Ferramentas que criam transparência e tornam o sucesso mensurável. Se você puder respaldar sua estratégia de comunicação com os dados corretos, terá argumentos sólidos e poderá otimizar sua estratégia a qualquer momento.
• Treinamento de facilitação – gestores que tomam as rédeas com muita frequência e deixam de facilitar as reuniões de maneira profissional não estão dando aos funcionários instruções sólidas e fáceis de entender. O treinamento de facilitação pode remediar isso e melhorar a liderança.

ValueStreamer – uma ferramenta muito útil para os gestores

O ValueStreamer da subsidiária da Staufen AG é uma ferramenta que não só facilita a comunicação digital nas empresas como ajuda os gestores a desenvolverem uma estratégia adequada. Ele pode ser usado para visualizar facilmente listas e KPIs importantes. A ferramenta ajuda na agregação de dados e no compartilhamento de dados com outros sistemas.

O escopo também inclui várias funções do Shop floor Management: Ele oferece suporte aos gestores na gestão de desvios e permite o comprometimento. Controle de processo, funções de feedback, T-cards e Go & Sees suportam metas de gestão. Ao fazer isso, os líderes são capazes de garantir uma boa comunicação à distância e on site.

Saindo da crise com ímpeto graças à boa cooperação

Quem percebe o aumento das dificuldades da empresa após a crise de Covid-19, deve olhar mais de perto a estratégia de comunicação. Em quase todos os casos, existe um enorme potencial de melhoria. Uma comunicação eficiente, rápida e focada é a chave para um trabalho melhor. Isso não apenas ajuda clientes e empregadores, uma boa comunicação e troca de informações eficiente também torna o trabalho do dia-a-dia muito mais fácil para os funcionários.

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