SBB: Definindo o rumo para o futuro

Quando Simon Roth, diretor de compras para todo o grupo da SBB, relembra aquele dia na sede da SBB em Berna, sente muito orgulho, mas também alguma humildade. Nas suas palavras: “Podemos estar a falar de um projeto de compras, mas, no fundo, foi um esforço conjunto da empresa, envolvendo muitos departamentos, desde as Compras até à Conformidade, passando pela Tecnologia de Informação e Engenharia, todos contribuindo.” Um projeto destes exige trabalho conjunto.”

Dietmar Gessner, chefe do Centro de Competência de Gestão de Produtos do Grupo SBB, foi o principal responsável por garantir que este grande projeto permanecesse no caminho certo em termos de tempo e orçamento. “Tudo começa quando se envolvem todas as partes interessadas antes do início do projeto.”

O projeto começou há quase dois anos. Naquela altura, a antiga estrutura de grupos de produtos já não refletia o mercado nem as necessidades atuais. Isso dificultava as compras em geral e, sobretudo, tornava os efeitos de agrupamento quase impossíveis. A solução passou por uma reorientação abrangente dos grupos de produtos, com o objetivo de aumentar a eficiência e a transparência e, simultaneamente, fortalecer a posição da empresa em relação aos fornecedores. Os especialistas da Staufen Inova ajudaram-nos com a conversão e usaram os seus métodos e conhecimentos especializados para reduzir ao mínimo o trabalho manual necessário para inserir e processar dados de compras.

“Um projeto desta magnitude é algo especial até para consultores”, afirma Sebastian Perez Pena, gerente de projetos da Staufen Inova, acrescentando: “A nossa vasta experiência em projetos digitais anteriores foi muito útil. Isso permitiu-nos integrar com eficiência as novas tecnologias aos tópicos tradicionais de compras em todas as disciplinas. O resultado: desde o desenvolvimento do conceito processual inicial até ao processamento de quantidades complexas de dados, passando pela conversão completa de todos os objetos de dados em todos os sistemas, todas as etapas ocorreram de acordo com o planejado.”

© SBB CFF FFS

© SBB CFF FFS

No futuro, a SBB planeia utilizar modelos de linguagem ampla (LLM) para auxiliar o setor de compras na comparação de orçamentos e na análise de contratos. Além disso, os chatbots guiarão os principais utilizadores pelo processo de compras, tornando-o mais eficiente. No passado, a incerteza quanto à alocação de grupos de produtos, com 515 possibilidades, causava atrasos. Dietmar Gessner afirma que “a aprendizagem automática e a IA já não são temas de nicho; podem proporcionar ganhos mensuráveis de eficiência e eficácia em todas as áreas de uma empresa”.

A combinação de tecnologia de ponta, processos claros e cooperação em toda a empresa tornará a SBB apta para gerir grupos de produtos no futuro. Este projeto mostra, por um lado, como a digitalização pode libertar o potencial e oferecer um plano para otimizar toda a organização a longo prazo.

O gerente de compras do grupo, Roth, também chega a uma conclusão positiva. “Estamos adotando a abordagem ‘One SBB’. O objetivo é aproximar todos e ficar de olho na SBB como um todo.  Mesmo que em alguns casos isso leve tempo. Nosso projeto ressalta que estamos bem estabelecidos aqui e podemos orientar a cooperação para que, no final, o foco seja nos benefícios para toda a empresa e não em interesses individuais. Com relação às novas tecnologias, esse projeto também demonstrou de forma exemplar aonde a jornada nos levará.  Não estamos perseguindo tendências, mas intervindo onde vemos uma necessidade e podemos detectar benefícios claros.”