SBB: Definindo o rumo para o futuro

DESEMPENHO CONJUNTO E EXPERTISE DIGITAL: O CAMINHO PARA A NOVA ESTRUTURA DE GRUPO DE PRODUTOS

Quando Simon Roth, diretor de compras para todo o grupo da SBB, relembra aquele dia na sede da SBB em Berna, sente muito orgulho, mas também alguma humildade. Nas suas palavras: “Podemos estar a falar de um projeto de compras, mas, no fundo, foi um esforço conjunto da empresa, envolvendo muitos departamentos, desde as Compras até à Conformidade, passando pela Tecnologia de Informação e Engenharia, todos contribuindo.” Um projeto destes exige trabalho conjunto.”

Dietmar Gessner, chefe do Centro de Competência de Gestão de Produtos do Grupo SBB, foi o principal responsável por garantir que este grande projeto permanecesse no caminho certo em termos de tempo e orçamento. “Tudo começa quando se envolvem todas as partes interessadas antes do início do projeto.”

O projeto começou há quase dois anos. Naquela altura, a antiga estrutura de grupos de produtos já não refletia o mercado nem as necessidades atuais. Isso dificultava as compras em geral e, sobretudo, tornava os efeitos de agrupamento quase impossíveis. A solução passou por uma reorientação abrangente dos grupos de produtos, com o objetivo de aumentar a eficiência e a transparência e, simultaneamente, fortalecer a posição da empresa em relação aos fornecedores. Os especialistas da Staufen Inova ajudaram-nos com a conversão e usaram os seus métodos e conhecimentos especializados para reduzir ao mínimo o trabalho manual necessário para inserir e processar dados de compras.

“Um projeto desta magnitude é algo especial até para consultores”, afirma Sebastian Perez Pena, gerente de projetos da Staufen Inova, acrescentando: “A nossa vasta experiência em projetos digitais anteriores foi muito útil. Isso permitiu-nos integrar com eficiência as novas tecnologias aos tópicos tradicionais de compras em todas as disciplinas. O resultado: desde o desenvolvimento do conceito processual inicial até ao processamento de quantidades complexas de dados, passando pela conversão completa de todos os objetos de dados em todos os sistemas, todas as etapas ocorreram de acordo com o planejado.”

INTELIGÊNCIA aRTIFICIAL garante a maior eficiência possível.

A complexidade deste projeto foi impressionante.  Cerca de 650.000 itens, 8.000 contratos de fornecedores ativos e aproximadamente 80.000 itens de pedidos em aberto tiveram de ser transferidos para a nova estrutura de produtos da SBB. Tal teria sido muito trabalhoso sem a automação. O responsável pelas compras, Roth, está convencido de que “a IA é a chave para abrir o baú do tesouro de dados da empresa e libertar vantagens competitivas”. A Staufen Inova e o seu parceiro tecnológico, a Shouldcosting, desenvolveram as aplicações apropriadas que permitiram automatizar a maior parte da classificação.

A ferramenta utiliza algoritmos e aprendizagem automática para fazer sugestões precisas de reclassificação com base num modelo de pontuação. Dessa forma, aproximadamente 85% dos itens puderam ser atribuídos automaticamente, sendo necessário retrabalhar manualmente alguns pontos relativos aos restantes 15%. Esta combinação inteligente de automação e controlo humano garante a elevada qualidade dos dados.

Para que as medidas tenham efeito a longo prazo, o grupo também introduziu o conceito “stay clean”. Gessner, especialista da SBB, declarou: “No processo de gestão anterior do grupo de produtos, trabalhávamos com base no princípio da delegação, o que significava que as informações eram eliminadas durante o processo de aquisição. A adesão estrita à nova classificação do grupo de produtos deve produzir uma qualidade de dados mais limpa.”

Para esse efeito, foram estabelecidos novos processos e responsabilidades claras para garantir a manutenção correta e atualizada dos grupos de produtos. Para preparar devidamente os funcionários do departamento de Compras para as exigências da nova estrutura, foram realizados mais de 25 ações de formação.

© SBB CFF FFS

© SBB CFF FFS

RELATÓRIO DE KPI COMO BASE PARA A ESTRATÉGIA DE COMPRAS

Além disso, a SBB está a introduzir um novo sistema de relatório de KPI no âmbito da gestão de categorias que não só tem em conta os indicadores de progresso em termos de maturidade, como também fatores como a duração do contrato ou a alocação de negócios. O objetivo é integrar variáveis quantitativas e qualitativas. Por exemplo, o tema das qualificações dos fornecedores foi adicionado ao quadro de indicadores para obter maior transparência em relação a todo o mercado de compras e para distribuir melhor a responsabilidade pelos grupos de produtos.

Com o novo sistema de KPI, os quase 70 gerentes de categoria da SBB obtêm uma visão geral detalhada a cada trimestre. Isso permite-lhes identificar possibilidades de otimização e potencial de melhoria, e tomar decisões baseadas em factos. Por fim, a SBB está a envidar esforços para agrupar mais os volumes de compra e controlar melhor os mercados de fornecedores. A transparência recentemente adquirida graças aos relatórios de KPI também ajuda na correta alocação e processamento de bens e serviços nos sistemas conectados, como o SAP Ariba.

Além da implementação bem-sucedida dos processos de aquisição com suporte de IA, os funcionários da SBB – não apenas na área de Compras – estão usando uma espécie de “SBB ChatGPT”, ou seja, um aplicativo de IA isolado, no qual é possível fazer upload de conteúdo sensível. Ele é usado nos negócios diários para gerar, resumir ou corrigir textos. “Essa já é a norma para nós”, diz Simon Roth.

COMPARAR COTAÇÕES E ANALISAR CONTRATOS COM GRANDES MODELOS DE LINGUAGEM

© SBB CFF FFS

No futuro, a SBB planeia utilizar modelos de linguagem ampla (LLM) para auxiliar o setor de compras na comparação de orçamentos e na análise de contratos. Além disso, os chatbots guiarão os principais utilizadores pelo processo de compras, tornando-o mais eficiente. No passado, a incerteza quanto à alocação de grupos de produtos, com 515 possibilidades, causava atrasos. Dietmar Gessner afirma que “a aprendizagem automática e a IA já não são temas de nicho; podem proporcionar ganhos mensuráveis de eficiência e eficácia em todas as áreas de uma empresa”.

A combinação de tecnologia de ponta, processos claros e cooperação em toda a empresa tornará a SBB apta para gerir grupos de produtos no futuro. Este projeto mostra, por um lado, como a digitalização pode libertar o potencial e oferecer um plano para otimizar toda a organização a longo prazo.

ESTAR SEMPRE ATENTO AOS BENEFÍCIOS PARA TODA A EMPRESA

Por outro lado, um projeto dessa magnitude destaca a importância do alinhamento coordenado e de uma estrutura clara de tarefas e responsabilidades. Nesse caso, todas as partes interessadas relevantes foram incorporadas e informadas por meio de 57 eventos de comunicação.  Isso garantiu uma intensa cooperação, comunicação e disposição para mudanças.

Para Jürg Hodel, diretor administrativo da Staufen.Inova, o alto nível de disposição para mudanças e o impulso criativo conjunto foram cruciais.  “O espírito positivo foi levado ao longo de todo o projeto por meio da cooperação estreita e da confiança mútua desde o início.” Além disso, a SBB tem uma cultura corporativa impressionante que está aberta a coisas novas.”