A estrutura segue os processos 

A inovação é o núcleo da marca VDE. Ela trabalha com os comitês de normas relevantes e fornece mais de 3.500 normas válidas em diversas áreas. O Instituto de Testes e Certificação VDE (PZI) é um fornecedor premium de certificados de teste. A famosa marca VDE, que acaba de completar 100 anos, só é concedida a produtos e componentes que passaram com sucesso pelo processo de teste de seus laboratórios técnicos (TL).

Não há nenhuma organização comparável no mundo com uma cadeia de valor tão ampla. O portador dessa cadeia de valor é uma organização sem fins lucrativos com uma seção transversal notável, como enfatiza o CEO da VDE, Ansgar Hinz: “Isso abrange desde a triagem de tecnologia até as sociedades profissionais, as organizações de padronização e o instituto de testes e certificação com seus laboratórios”. Outras áreas incluem a publicação do conhecimento reunido, bem como eventos que promovem qualificações na escola, na universidade e no trabalho. Por trás dessas áreas estão as empresas que estão expostas à concorrência, às vezes forte, em seu ambiente de mercado específico.

A característica especial da PZI é que ela é, por um lado, uma empresa com produção clássica, que é mensurável por meio de determinados KPIs. Por outro lado, devido a regulamentações internacionais e restrições normativas, ela está sujeita a muitos processos que levam a graus limitados de liberdade nos processos. Em casos de dúvida, os métodos padrão devem, portanto, ser modificados e adaptados às necessidades específicas. Soma-se a isso o ônus que recai sobre os funcionários que gerenciam os negócios do dia a dia e, ao mesmo tempo, não apenas acompanham a mudança operacionalmente, mas também precisam estabelecer as bases para ela. Diante desses desafios, a VDE decidiu trazer conhecimento técnico de fora e recorreu à Staufen.

“O processo de mudança está em pleno andamento”, diz Ansgar Hinz. “Isso requer um enorme grau de perseverança e consistência.” Marcel Hülsmann, gerente de negócios e projetos da VDE, acrescenta: “No passado, algumas abordagens foram feitas, mas não foram implementadas com a máxima consistência. Portanto, foi um grande desafio deixar isso claro para todos: “Estamos falando sério, queremos otimizar a organização no interesse de nossos clientes, de forma consistente e com a ajuda do enorme conhecimento especializado e do alto nível de especialização dos funcionários”.

Criação de significado e comunicação como base do processo de mudança

O consultor da Staufen, Sebastian Nett, atribuiu especial importância à criação de significado: “A VDE já estava envolvida com o Lean há muito tempo. Agora, os responsáveis pela PZI queriam dar o próximo passo em sua Jornada Lean. Mas se você não conseguir mostrar aos funcionários o valor agregado e as vantagens do Lean, isso se torna difícil.” Os conceitos foram desenvolvidos em workshops e bons esboços conceituais que haviam sido desenvolvidos no passado foram usados. Em seguida, houve discussões relacionadas ao conteúdo com os vários níveis gerenciais e especialistas em áreas específicas. Tudo isso foi caracterizado por uma comunicação de base ampla.

A estrutura segue os processos – o novo processamento de pedidos

No passado, um auditor supervisionava vários projetos ao mesmo tempo, incluindo o esclarecimento de pedidos, a preparação de uma oferta e a implementação da auditoria. Não havia critérios claros para priorização. O resultado: muitos pedidos de teste que já foram processados, várias preparações mentais ou familiarização repetida com o respectivo tópico, o que levou a um fluxo de projeto abaixo do ideal, com tempos de produção mais longos ao processar os projetos. Para melhorar a situação em termos de Lean, o foco estava na otimização do processo de processamento de pedidos em uma abordagem ideal/real para, em seguida, realizar um potencial adicional com o suporte digital adequado.

NOVA ESTRUTURA, MELHORIAS MENSURÁVEIS 

As inúmeras boas ideias das iniciativas anteriores de aprimoramento da VDE sobre o assunto de esclarecimento e processamento de pedidos foram desenvolvidas com a ajuda da Staufen e dos especialistas da VDE. Uma inovação é o “Front-End Técnico” com gerentes de projetos de clientes. Com base em seu amplo conhecimento das normas e dos requisitos, esses especialistas esclarecem com o cliente o que precisa ser testado e criam uma oferta precisa, visualizam os artigos de pré-requisitos e aprovam apenas os pedidos que estão prontos para serem testados no laboratório. Juntamente com a equipe de projeto da VDE, a Staufen definiu esse processo de esclarecimento essencial com os pontos de verificação de qualidade descritos. Nas principais interfaces do processo, isso forma a base para a gestão rápida e eficiente de desvios (Shop Floor Management) de acordo com a lógica delta real/alvo. Com base nesse processo-alvo com princípios de controle de acordo com o princípio da puxada, a ferramenta de planejamento de pedidos já desenvolvida pelo VDE foi configurada em uma base digital e, portanto, também substituiu o sistema empurrado clássico. Essa ferramenta de planejamento de pedidos permite um nível muito alto de transparência de todo o processo e fornece informações detalhadas sobre o complexo cenário de pedidos.

Além disso, foram desenvolvidas várias outras inovações técnicas, o Shop floor Management foi trazido para uma plataforma baseada em TI e foram criados novos locais de trabalho de laboratório técnico, que agora servirão de modelo para outros que virão, especialmente no novo prédio planejado para os laboratórios de teste.

O esforço valeu a pena: Por exemplo, o tempo de processamento de pedidos foi reduzido em uma média de 20 a 30% e o tempo de processamento de pedidos de teste em 15 a 23%. O cumprimento das datas de entrega foi aumentado em até 30% em alguns casos. Todas essas melhorias foram recebidas de forma muito positiva pelos clientes.

A cooperação com a Staufen também é muito positiva. “Especialmente quando a organização e os funcionários já conheceram uma ou outra empresa de consultoria, é ainda mais importante que os consultores se encaixem bem na equipe. E esse é definitivamente o caso da Staufen”, diz Marcel Hülsmann.