Definitivamente não! Os métodos Lean também estão sendo usados cada vez mais nas áreas administrativas. Por exemplo, falamos entre outras coisas sobre Lean Office. Mas exatamente quais áreas queremos dizer aqui? Entende-se por áreas administrativas todas as áreas da empresa que realmente nada têm a ver com a fabricação de um produto (físico), como o RH, a Controladoria, Compras, Vendas, Marketing etc.
Quais são os processos administrativos?
No ambiente office, melhorar as informações de uma solicitação, por exemplo, criando valor agregado, faz parte de um processo administrativo. A controladoria, por exemplo, fornece os números e dados corretos e necessários para muitas outras atividades e para tomadas de decisão. O departamento de vendas aplica processos Lean para garantir que os pedidos dos clientes sejam processados prontamente e com um alto padrão de qualidade.
Como na produção, diversos tipos de desperdícios podem se acumular em processos administrativos (por exemplo, superprodução, tempos de espera, etc.) e os métodos Lean podem ajudar a reduzir ou eliminar estes desperdícios.
Como o Lean deve ser implementado em um ambiente office?
O uso de métodos Lean em ambientes office só ganhou força nos últimos anos e ainda não se tornou um termo no mercado com o qual as pessoas estão familiarizadas – em comparação ao conceito de Lean na produção. Por isso, muitas vezes é necessário primeiro convencer e envolver o pessoal da empresa. Entre os funcionários, muitas vezes se ouve a ideia de que os métodos Lean só são úteis na produção. Ouvimos, por exemplo: “O Lean é usado no ambiente produtivo para sincronizar as linhas de produção e otimizar os processos. O que isso tem a ver comigo no RH ou em Vendas?”
Essas ideias pré-concebidas não surpreendem, pois o tema veio originalmente da produção, onde é muito mais fácil de se compreender e visualizar os desperdícios do que nas áreas indiretas. No entanto, se tivermos uma visão panorâmica do que está por trás do Lean Management, o que descobrimos é que se trata de alinhar os processos de forma consistente para gerar valor ao cliente e adotar uma abordagem direcionada para eliminar ou reduzir desperdícios.
O objetivo aqui é criar uma cultura corporativa em que cada funcionário verifique diariamente onde pode melhorar ou eliminar desperdícios. Essa ideia é a confirmação de que o Lean pode ser aplicado em todas as áreas da empresa. Onde quer que haja um cliente (externo ou interno) ou um processo, vamos encontrar problemas e desperdícios. Exatamente aqui é onde os métodos Lean são aplicados.
Exemplos típicos de desperdícios no ambiente office incluem, por exemplo, informações não qualificadas que requerem consultas adicionais para poder concluir uma tarefa, ou longos tempos de espera por pedidos porque as interfaces entre os departamentos não são devidamente coordenadas. Freqüentemente, as interfaces entre sistemas diferentes ou atribuições de funções pouco claras são fontes de desperdício. No que diz respeito ao último, na pior das hipóteses, o resultado pode ser que ninguém se sinta responsável por uma tarefa específica.
Como podemos envolver os funcionários para qe todos embarquem na Jornada Lean?
A maioria dos funcionários se pergunta: “Como podemos aplicar a abordagem Lean na nossa empresa? Que tipo de ciclos devemos usar em nossas áreas administrativas, seja na controladoria, vendas ou serviço?” A chave aqui é tornar o tema tangível e ilustrar como, por exemplo, pode ocorrer superprodução nas áreas administrativas. Trabalhar em grupo para apresentar exemplos específicos de tipos de desperdícios traz muitas percepções reveladoras para os funcionários. Os exemplos podem ser encontrados rapidamente. Por exemplo, “superprodução” ocorre assim que convido muitas pessoas para uma reunião. Reclamações não processadas resultam em atrasos.
Como os resultados quantitativos podem ser demonstrados nas áreas administrativas?
Na produção, é de fato mais fácil visualizar os resultados em termos de quantidade. Uma pilha de material é visível para todos, assim como uma caixa sendo transportada de A para B. Além disso, muitas vezes na produção existem sistemas de aquisição de dados que podem ser usados para avaliar as informações e revelar rapidamente os principais números. Portanto, é relativamente fácil ver onde há desperdício em termos de tempo de inatividade, por exemplo.
Também nas áreas indiretas, a situação real deve ser comprovada com dados válidos no início do projeto. Esses dados constituem o ponto de partida: para onde queremos ir, a partir daqui, para obter resultados mensuráveis? Como os dados do sistema geralmente não podem ser usados aqui, geralmente começamos entrevistando a equipe. Usando pedidos representativos, observamos quanto tempo as etapas de trabalho realmente levam ou quanto tempo um pedido pode levar para ser concluído. No caso mais simples, os funcionários recebem uma lista de verificação. Nele, eles anotam o trabalho que realizam ao longo de um período de duas semanas. Com que frequência, por exemplo, falta uma informação? Isso fornece uma base de dados agregada que ajuda a definir os pontos mais críticos nos quais você precisa trabalhar.
A digitalização pode ter uma contribuição valiosa aqui. Cada vez mais dados ou fluxos de trabalho digitais estão disponíveis e podem ser usados para registrar tempos, por exemplo. Então, digamos que uma consulta seja recebida. Com base na informação de data / hora, você pode ver quando exatamente o e-mail foi recebido. Você também pode ver quando o pedido foi configurado no SAP, quando a cotação foi enviada e quando a confirmação do pedido foi enviada. Isso permite que você reúna todos os dados de data / hora de sistemas como SAP, Outlook, etc.
Além disso, há cada vez mais tecnologias, como mineração de processos, que você pode vincular a sistemas para recuperar dados. Dessa forma, os fluxos do processo podem ser representados digitalmente, emparelhados com diferentes frequências percentuais: por exemplo, com que frequência ocorre a variação A do processo e com que frequência a B ou a C? Você tem dados mais relevantes e pode avaliar a situação atual com muito mais rapidez.
O que podemos alcançar com o Lean Office?
Os objetivos são muito diferentes. Vejamos dois exemplos específicos:
Em um projeto de melhoria de processo, o tempo de espera para um sistema clássico de processamento de pedidos foi reduzido em 25% pela redução de interfaces, atribuição clara de funções e modificação ou padronização de formulários.
Em outro caso, o foco estava na otimização da função. Em um departamento de RH, 20% da capacidade dos funcionários foi liberada para novos assuntos. Neste caso, foi necessária capacidade livre para introduzir um arquivo pessoal digital. A empresa não pretendia contratar novos funcionários para isso. Portanto, a capacidade teve que ser disponibilizada dentro do departamento.
Outro exemplo é o uso de Robotic Process Automation (RPA). Por exemplo, uma empresa conseguiu automatizar 80% do processo de “confirmação de horas”. Os membros da equipe regularmente inseriam suas horas no SAP. Mensagens de erro tinham que ser verificadas. No passado, isso era feito por 13 funcionários. Hoje, um funcionário gerencia isso centralmente. Outras oportunidades de automação incluem relatórios de despesas de viagem, criação de documentos de fabricação, fornecimento de notas de entrega, etc.
Existem muitos outros exemplos de potencial de melhoria em áreas administrativas. Independentemente do setor em que a empresa atua. O Lean Office pode ser aplicado em qualquer lugar, não apenas nas indústrias de manufatura, mas também no setor de serviços.
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